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Informationen für Trägerorganisationen

Internationale Freiwillige in Deutschland aufnehmen

Die Träger- bzw. Aufnahmeorganisationen nehmen die internationalen weltwärts-Freiwilligen in Deutschland auf und unterstützen sie gemeinsam mit den Partnerorganisationen in den Entsendeländern während jeder Phase des Dienstes. Diese Seite bietet einen Überblick über die wichtigsten Schritte für deutsche Organisationen, wie sie Freiwillige aufnehmen und während ihres Einsatzes begleiten können.

Freiwillige stehen in einem Kreis und strecken ihre Hände als Faust nach vorne aus. Dadurch bilden ihre Hände einen Kreis in der Mitte.
Die pädagogische Begleitung ist für die Freiwilligen wichtiger Bestandteil ihres Dienstes.

Die wichtigsten Schritte in Abstimmung mit Engagement Global und dem BAFzA

Vor Einreise der Freiwilligen

Neun bis sechs Monate vor Einreise der Freiwilligen: Anerkennung einer neuen Einsatzstelle beantragen beziehungsweise Kooperation mit anerkannten Einsatzstellen des BFD abschließen.

Einsatzstellen finden

Bis zum 30.September jeden Jahres: Fördermittel beantragen, das heißt, den ausgefüllten Bundesmittelantrag bei Engagement Global einreichen.

Ausführliche Informationen zur Beantragung von Fördermitteln in der Süd-Nord Komponente

Im Frühjahr jeden Jahres: Abschluss der Weiterleitungsverträge und Beginn des Förderzeitraums

Weiterleitungsvertrag und Mittelabruf

Ab vier Monate vor Einreise der Freiwilligen: Vorbereitungen für die ausgewählten Freiwilligen

  • Erstellen und Einreichen der BFD-Vereinbarung postalisch beim BAFzA in 4-facher Ausführung.
  • Einreichen der Zusatzvereinbarung in 2-facher Ausführung (postalisch) sowie der Namensliste (per E-Mail) bei Engagement Global nachdem die BFD-Vereinbarung vom BAFzA unterzeichnet wurde.
  • Beantragung von Visa und Abschließen des Versicherungsschutzes der Freiwilligen.

Vereinbarungen und Namenslisten

Versicherungen abschließen: Für Fragen zum Thema werden unten auf der Seite weitere Infos bereitgestellt.

Nach Einreise der Freiwilligen

Spätestens zwei Wochen nach Ankunft:

  • Einreichen der vollständig unterzeichneten BFD- und der Zusatzvereinbarungen per E-Mail bei Engagement Global, zudem gegebenenfalls Meldung der Dienstzeitänderung
  • Dienstantrittsmeldung an das BAFzA (Referat 203) schicken

E-Mail: referat-203@bafza.bund.de
Vereinbarungen und Namenslisten

Laufend: Änderungen zum Weiterleitungsvertrag beziehungsweise Änderungen bezüglich der Freiwilligen mitteilen.

Änderungen mitteilen

Nach Ausreise der Freiwilligen

Unmittelbar nach Dienstende: Ausstellen der Dienstzeitbescheinigung durch die Aufnahmeorganisation oder die Einsatzstelle und Versand ans BAFzA (Referat 203)

E-Mail: referat-203@bafza.bund.de
Vereinbarungen und Namenslisten

Bis zum 30. April des Folgejahres: Einreichen des Zwischennachweises bei Engagement Global

Sechs Monate nach Ende der Maßnahme: Einreichen des Verwendungsnachweises bei Engagement Global

Abrechnung und Nachweise

Verpflichtende Versicherungen

Eine wichtige Aufgabe der Aufnahmeorganisationen ist es, einen ausreichenden Versicherungsschutz für ihre Freiwilligen zu gewährleisten.

Verpflichtend müssen eine

  • gesetzliche Sozialversicherung (diese umfasst die Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, gesetzliche Unfallversicherung- sowie Arbeitslosenversicherung)
  • private Haftpflicht- und Unfallversicherung und
  • Betriebshaftpflichtversicherung

abgeschlossen werden.

Koordinierungsstelle weltwärts bei Engagement Global

Alle Dokumente für die Süd-Nord Komponente