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Informationen für Trägerorganisationen

Internationale Freiwillige in Deutschland aufnehmen

Die Träger- bzw. Aufnahmeorganisationen nehmen die internationalen weltwärts-Freiwilligen in Deutschland auf und unterstützen sie gemeinsam mit den Partnerorganisationen in den Entsendeländern während jeder Phase des Dienstes. Diese Seite bietet einen Überblick über die wichtigsten Schritte für deutsche Organisationen, wie sie Freiwillige aufnehmen und während ihres Einsatzes begleiten können.

weltwärts-Trägerorganisation werden

Freiwillige stehen in einem Kreis und strecken ihre Hände als Faust nach vorne aus. Dadurch bilden ihre Hände einen Kreis in der Mitte.
Die pädagogische Begleitung ist für die Freiwilligen wichtiger Bestandteil ihres Dienstes.

Die weltwärts Süd-Nord Komponente in Kooperation mit dem Bundesfreiwilligendienst

Die weltwärts Süd-Nord Komponente wird in Kooperation mit dem Bundesfreiwilligendienst (BFD) des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) umgesetzt. Verantwortlich für die administrative Umsetzung des BFD ist das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) in Köln. Engagement Global fungiert im Rahmen der Kooperation als Zentralstelle, der die Einsatzstellen für die Süd-Nord-Komponente zugeordnet werden. Alle Einsatzstellen müssen als BFD-Einsatzstellen anerkannt sein, um weltwärts-Freiwillige aufnehmen zu können.

Die Süd-Nord Komponente wird mit Fördergeldern des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) mit bis zu 75 Prozent der Gesamtausgaben gefördert.

Die Trägerorganisationen stellen ihren Freiwilligen Unterkunft und Verpflegung während des Freiwilligendienstes sowie während der pädagogischen Seminare. Zudem übernehmen sie alle dienstbezogenen Reisekosten. Außerdem erhalten die Freiwilligen von den Trägern ein monatliches Taschen- und bei Bedarf Verpflegungsgeld.

Die wichtigsten Schritte in Abstimmung mit Engagement Global und dem BAFzA

Vor Einreise der Freiwilligen

Neun bis sechs Monate vor Einreise der Freiwilligen: Anerkennung einer neuen Einsatzstelle beantragen beziehungsweise Kooperation mit anerkannten Einsatzstellen des BFD abschließen.

Mehr zu Einsatzstellen

Bis zum 31. August jeden Jahres: Fördermittel beantragen, das heißt, den ausgefüllten Bundesmittelantrag bei Engagement Global einreichen.

Ausführliche Informationen zur Beantragung von Fördermitteln in der Süd-Nord Komponente

Im Frühjahr jeden Jahres: Abschluss der Weiterleitungsverträge und Beginn des Förderzeitraums

Mehr zu Weiterleitungsvertrag und Mittelabruf

Ab vier Monate vor Einreise der Freiwilligen: Vorbereitungen für die ausgewählten Freiwilligen

  • Erstellen und Einreichen der BFD-Vereinbarung postalisch beim BAFzA in 3-facher Ausführung.
  • Erstellen der Zusatzvereinbarung in 2-facher Ausführung.
  • Einreichen der Namensliste inklusive der Freiwilligenkennung per E-Mail bei Engagement Global, nachdem die BFD-Vereinbarung vom BAFzA unterzeichnet wurde.
  • Anfragen der Visabegleitschreiben per E-Mail an Engagement Global.
  • Beantragung von Visa und Abschließen des Versicherungsschutzes der Freiwilligen.

antrag@weltwaerts.de

Mehr zu Vereinbarungen und Namenslisten

Versicherungen abschließen: Für Fragen zum Thema werden unten auf der Seite weitere Infos bereitgestellt.

Nach Einreise der Freiwilligen

Spätestens zwei Wochen nach Ankunft:

Dienstantrittsmeldung inklusive Einreichen der vollständig unterzeichneten BFD-Vereinbarungen per E-Mail an das BAFzA und an Engagement Global.

Zentralstelle-sued-nord@engagement-global.de
referat-203@bafza.bund.de

Mehr zur Dienstantrittsmeldungen auf der Seite Vereinbarungen und Namenslisten

Laufend: Änderungen zum Weiterleitungsvertrag beziehungsweise Änderungen bezüglich der Freiwilligen mitteilen.

Mehr zu Änderungen mitteilen

Nach Ausreise der Freiwilligen

Unmittelbar nach Dienstende: Ausstellen der Dienstzeitbescheinigung durch die Trägerorganisation oder die Einsatzstelle. Bitte senden Sie die Dienstzeitbescheinigung als Scan an untenstehende E-Mail-Adresse und lassen dem BAFzA pro Freiwilliger oder Freiwilligem eine separate E-Mail zukommen.

bfd-dzb@bafza.bund.de

mehr zu Dienstzeitbescheinigung auf der Seite Vereinbarungen und Namenslisten

Bis zum 30. April des Folgejahres: Einreichen des Zwischennachweises bei Engagement Global

Sechs Monate nach Ende der Maßnahme: Einreichen des Verwendungsnachweises bei Engagement Global

Mehr zu Abrechnung und Nachweisen

Seminar zur politischen Bildung

Das fünftägige Seminar zur politischen Bildung in Deutschland ist fester Bestandteil des Süd-Nord-Programms und findet an verschiedenen Bildungszentren des Bundes statt. Hierzu buchen Sie die Seminare für Ihre Freiwilligen direkt bei den jeweiligen Bildungszentren. Engagement Global informiert Sie über die aktuellen Angebote. Die Formulare für die Anmeldung stehen auf der Website des Bundesfreiwilligendienstes zum Download bereit.

Abrechnung: Für das Seminar zur politischen Bildung fallen in der Regel keine Kosten für Sie als Träger an. Die Rechnungen der Seminare werden von den Bildungszentren in der Regel direkt an Engagement Global geschickt.

Wichtig: Die Abrechnung der Fahrtkosten findet gemäß dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) direkt und in voller Höhe über Engagement Global statt. Hier gelten die gültigen Regeln des BRKG. Fahrtkosten zum Seminar zur politischen Bildung können nicht über die Belegliste im Verwendungsnachweis abgerechnet werden. Eine Vorlage zur Abrechnung der Fahrtkosten steht im Dokumentencenter zum Download bereit. Hier gilt zu beachten, dass die Originalbelege stets zur Fahrtkostenabrechnung gehören.

Zum Downloadbereich des BFD
Zum Formular zur Fahrtkostenabrechnung

Verpflichtende Versicherungen

Eine wichtige Aufgabe der Aufnahmeorganisationen ist es, einen ausreichenden Versicherungsschutz für ihre Freiwilligen zu gewährleisten.

Verpflichtend müssen abgeschlossen werden:

  • eine gesetzliche Sozialversicherung (diese umfasst die Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, gesetzliche Unfallversicherung- sowie Arbeitslosenversicherung)
  • eine private Haftpflicht- und Unfallversicherung und
  • eine Betriebshaftpflichtversicherung

 

Koordinierungsstelle weltwärts bei Engagement Global

Alle Dokumente für die Süd-Nord Komponente