Informationen für Trägerorganisationen
Die Träger- bzw. Aufnahmeorganisationen nehmen die internationalen weltwärts-Freiwilligen in Deutschland auf und unterstützen sie gemeinsam mit den Partnerorganisationen in den Entsendeländern während jeder Phase des Dienstes. Diese Seite bietet einen Überblick über die wichtigsten Schritte für deutsche Organisationen, wie sie Freiwillige aufnehmen und während ihres Einsatzes begleiten können.
Die wichtigsten Schritte in Abstimmung mit Engagement Global und dem BAFzA
Neun bis sechs Monate vor Einreise der Freiwilligen: Anerkennung einer neuen Einsatzstelle beantragen beziehungsweise Kooperation mit anerkannten Einsatzstellen des BFD abschließen.
Bis zum 30.September jeden Jahres: Fördermittel beantragen, das heißt, den ausgefüllten Bundesmittelantrag bei Engagement Global einreichen.
Ausführliche Informationen zur Beantragung von Fördermitteln in der Süd-Nord Komponente
Im Frühjahr jeden Jahres: Abschluss der Weiterleitungsverträge und Beginn des Förderzeitraums
Weiterleitungsvertrag und Mittelabruf
Ab vier Monate vor Einreise der Freiwilligen: Vorbereitungen für die ausgewählten Freiwilligen
- Erstellen und Einreichen der BFD-Vereinbarung postalisch beim BAFzA in 4-facher Ausführung.
- Einreichen der Zusatzvereinbarung in 2-facher Ausführung (postalisch) sowie der Namensliste (per E-Mail) bei Engagement Global nachdem die BFD-Vereinbarung vom BAFzA unterzeichnet wurde.
- Beantragung von Visa und Abschließen des Versicherungsschutzes der Freiwilligen.
Vereinbarungen und Namenslisten
Versicherungen abschließen: Für Fragen zum Thema werden unten auf der Seite weitere Infos bereitgestellt.
Spätestens zwei Wochen nach Ankunft:
- Einreichen der vollständig unterzeichneten BFD- und der Zusatzvereinbarungen per E-Mail bei Engagement Global, zudem gegebenenfalls Meldung der Dienstzeitänderung
- Dienstantrittsmeldung an das BAFzA (Referat 203) schicken
E-Mail: referat-203@bafza.bund.de
Vereinbarungen und Namenslisten
Laufend: Änderungen zum Weiterleitungsvertrag beziehungsweise Änderungen bezüglich der Freiwilligen mitteilen.
Unmittelbar nach Dienstende: Ausstellen der Dienstzeitbescheinigung durch die Aufnahmeorganisation oder die Einsatzstelle und Versand ans BAFzA. Bitte senden Sie die Dienstzeitbescheinigung als Scan an untenstehende E-Mail-Adresse und lassen dem BAFzA pro Freiwilliger oder Freiwilligem eine separate E-Mail zukommen.
E-Mail: bfd-dzb@bafza.bund.de
Vereinbarungen und Namenslisten
Bis zum 30. April des Folgejahres: Einreichen des Zwischennachweises bei Engagement Global
Sechs Monate nach Ende der Maßnahme: Einreichen des Verwendungsnachweises bei Engagement Global
Das fünftägige Seminar zur politischen Bildung in Deutschland ist fester Bestandteil des Süd-Nord-Programms und findet an verschiedenen Bildungszentren des Bundes statt. Hierzu buchen Sie die Seminare für Ihre Freiwilligen direkt bei den jeweiligen Bildungszentren. Engagement Global informiert Sie über die aktuellen Angebote. Die Formulare für die Anmeldung stehen auf der Website des Bundesfreiwilligendienstes zum Download bereit.
Abrechnung: Für das Seminar zur politischen Bildung fallen in der Regel keine Kosten für Sie als Träger an. Die Rechnungen der Seminare werden von den Bildungszentren in der Regel direkt an Engagement Global geschickt.
Wichtig: Die Abrechnung der Fahrtkosten findet gemäß dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) direkt und in voller Höhe über Engagement Global statt. Hier gelten die gültigen Regeln des BRKG. Fahrtkosten zum Seminar zur politischen Bildung können nicht über die Belegliste im Verwendungsnachweis abgerechnet werden. Eine Vorlage zur Abrechnung der Fahrtkosten steht im Dokumentencenter zum Download bereit. Hier gilt zu beachten, dass die Originalbelege stets zur Fahrtkostenabrechnung gehören.
Zum Downloadbereich des BFD
Zum Formular zur Fahrtkostenabrechnung
Verpflichtende Versicherungen
Eine wichtige Aufgabe der Aufnahmeorganisationen ist es, einen ausreichenden Versicherungsschutz für ihre Freiwilligen zu gewährleisten.
Verpflichtend müssen eine
- gesetzliche Sozialversicherung (diese umfasst die Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, gesetzliche Unfallversicherung- sowie Arbeitslosenversicherung)
- private Haftpflicht- und Unfallversicherung und
- Betriebshaftpflichtversicherung
abgeschlossen werden.
