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Informationen für Trägerorganisationen
Die Träger- bzw. Aufnahmeorganisationen nehmen die internationalen weltwärts-Freiwilligen in Deutschland auf und unterstützen sie gemeinsam mit den Partnerorganisationen in den Entsendeländern während jeder Phase des Dienstes. Diese Seite bietet einen Überblick über die wichtigsten Schritte für deutsche Organisationen, wie sie Freiwillige aufnehmen und während ihres Einsatzes begleiten können.
Die weltwärts Süd-Nord Komponente in Kooperation mit dem Bundesfreiwilligendienst
Die weltwärts Süd-Nord Komponente wird in Kooperation mit dem Bundesfreiwilligendienst (BFD) des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) umgesetzt. Verantwortlich für die administrative Umsetzung des BFD ist das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) in Köln. Engagement Global fungiert im Rahmen der Kooperation als Zentralstelle, der die Einsatzstellen für die Süd-Nord-Komponente zugeordnet werden. Alle Einsatzstellen müssen als BFD-Einsatzstellen anerkannt sein, um weltwärts-Freiwillige aufnehmen zu können.
Die Süd-Nord Komponente wird mit Fördergeldern des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) mit bis zu 75 Prozent der Gesamtausgaben gefördert.
Die Trägerorganisationen stellen ihren Freiwilligen Unterkunft und Verpflegung während des Freiwilligendienstes sowie während der pädagogischen Seminare. Zudem übernehmen sie alle dienstbezogenen Reisekosten. Außerdem erhalten die Freiwilligen von den Trägern ein monatliches Taschen- und bei Bedarf Verpflegungsgeld.
Inklusionsbedingte Mehrbedarfe zur Gewährleistung sozialer Teilhabe
Zur Deckung von Mehrausgaben zur Gewährleistung sozialer Teilhabe, die im Zusammenhang mit der Aufnahme von Freiwilligen mit einer Behinderung oder Beeinträchtigung anfallen, können zusätzliche Fördermittel beantragt werden. Diese Mehrausgaben können bis zu 100 Prozent gefördert werden. Die Beantragung erfolgt nach Abschluss des Weiterleitungsvertrags im Rahmen eines Änderungsantrags. Im Formular für den Änderungsantrag werden die erforderlichen Angaben abgefragt.
Die wichtigsten Schritte in Abstimmung mit Engagement Global und dem BAFzA
Vor Einreise der Freiwilligen
Neun bis sechs Monate vor Einreise der Freiwilligen: Anerkennung einer neuen Einsatzstelle beantragen beziehungsweise Kooperation mit anerkannten Einsatzstellen des BFD abschließen.
Bis zum 31. August jeden Jahres: Fördermittel beantragen, das heißt, den ausgefüllten Bundesmittelantrag bei Engagement Global einreichen.
Ausführliche Informationen zur Beantragung von Fördermitteln in der Süd-Nord Komponente
Im Frühjahr jeden Jahres: Abschluss der Weiterleitungsverträge und Beginn des Förderzeitraums
Mehr zu Weiterleitungsvertrag und Mittelabruf
Ab vier Monate vor Einreise der Freiwilligen: Vorbereitungen für die ausgewählten Freiwilligen
- Erstellen und Einreichen der BFD-Vereinbarung postalisch beim BAFzA in 3-facher Ausführung.
- Erstellen der Zusatzvereinbarung in 2-facher Ausführung.
- Einreichen der Namensliste inklusive der Freiwilligenkennung per E-Mail bei Engagement Global, nachdem die BFD-Vereinbarung vom BAFzA unterzeichnet wurde.
- Anfragen der Visabegleitschreiben per E-Mail an Engagement Global.
- Beantragung von Visa und Abschließen des Versicherungsschutzes der Freiwilligen.
Mehr zu Vereinbarungen und Namenslisten
Versicherungen abschließen: Für Fragen zum Thema werden unten auf der Seite weitere Infos bereitgestellt.
Nach Einreise der Freiwilligen
Spätestens zwei Wochen nach Ankunft:
Dienstantrittsmeldung inklusive Einreichen der vollständig unterzeichneten BFD-Vereinbarungen per E-Mail an das BAFzA und an Engagement Global.
Zentralstelle-sued-nord@engagement-global.de
referat-203@bafza.bund.de
Mehr zur Dienstantrittsmeldungen auf der Seite Vereinbarungen und Namenslisten
Laufend: Änderungen zum Weiterleitungsvertrag beziehungsweise Änderungen bezüglich der Freiwilligen mitteilen.
Nach Ausreise der Freiwilligen
Unmittelbar nach Dienstende: Ausstellung der Dienstzeitbescheinigung durch die Trägerorganisation oder die Einsatzstelle. Bitte senden Sie die Dienstzeitbescheinigung als Scan an untenstehende E-Mail-Adresse und lassen dem BAFzA pro Freiwilliger oder Freiwilligem eine separate E-Mail zukommen.
Unmittelbar nach Dienstende: Meldung an das BAFzA von Tagen ohne Erstattungsanspruch im Bundesfreiwilligendienst. Die Meldung erfolgt durch die Einsatzstelle ausschließlich für Freiwillige, bei denen Tage ohne Erstattungsanspruch vorliegen. Bitte füllen Sie das aktuelle Formular für betreffende Freiwillige einzeln aus und senden es als Scan an die nachfolgende E-Mail-Adresse.
Die Formulare "Tage ohne Erstattungsanspruch" sowie die "Dienstzeitbescheinigung" finden Sie hier:
Die Dienstzeitbescheinigung und die Meldung der Tage ohne Erstattungsanspruch müssen der Koordinierungsstelle weltwärts nicht übersandt werden.
Unmittelbar nach Dienstende: Ausstellung eines qualifizierten Dienstzeugnisses durch die Einsatzstelle. Das Zeugnis wird den Freiwilligen unmittelbar nach Dienstende ausgehändigt. Das Dokument muss dem BAFzA und der Koordinierungsstelle weltwärts nicht übersandt werden.
Vorlage für ein qualifiziertes Dienstzeugnis Süd-Nord
Mehr zu Dienstzeitbescheinigung, Meldung von Tagen ohne Erstattungsanspruch und qualifiziertem Dienstzeugnis finden Sie auf der folgenden Seite:
Vereinbarungen und Namenslisten
Bis zum 30. April des Folgejahres: Einreichen des Zwischennachweises bei Engagement Global
Sechs Monate nach Ende der Maßnahme: Einreichen des Verwendungsnachweises bei Engagement Global
Seminar zur politischen Bildung
Das fünftägige Seminar zur politischen Bildung in Deutschland ist fester Bestandteil des Süd-Nord-Programms und findet an verschiedenen Bildungszentren des Bundes statt. Hierzu buchen Sie die Seminare für Ihre Freiwilligen direkt bei den jeweiligen Bildungszentren. Engagement Global informiert Sie viermal pro Jahr per Rundmail über die aktuell verfügbaren Plätze an den für weltwärts zuständigen Bildungszentren. Die Formulare für die Anmeldung stehen auf der Website des Bundesfreiwilligendienstes (s.u.) unter dem Punkt „Seminare an den Bildungszentren des Bundes“ zum Download bereit. Bitte wählen Sie im Formular eines der vier auf weltwärts spezialisierten Bildungszentren Bad Staffelstein, Bodelshausen, Braunschweig oder Karlsruhe aus.
Abrechnung: Für das Seminar zur politischen Bildung fallen in der Regel keine Kosten für Sie als Träger an. Die Rechnungen der Seminare werden von den Bildungszentren in der Regel direkt an Engagement Global geschickt.
Wichtig: Die Abrechnung der Fahrtkosten findet gemäß dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) direkt und in voller Höhe über Engagement Global statt. Hier gelten die gültigen Regeln des BRKG. Fahrtkosten zum Seminar zur politischen Bildung können nicht über die Belegliste im Verwendungsnachweis abgerechnet werden. Eine Vorlage zur Abrechnung der Fahrtkosten steht im Dokumentencenter zum Download bereit. Hier gilt zu beachten, dass die Originalbelege stets zur Fahrtkostenabrechnung gehören.
Zum Downloadbereich des BFD
Zum Formular zur Fahrtkostenabrechnung
Hinweis zur Fahrtkostenabrechnung
Verpflichtende Versicherungen
Eine wichtige Aufgabe der Aufnahmeorganisationen ist es, einen ausreichenden Versicherungsschutz für ihre Freiwilligen zu gewährleisten.
Verpflichtend müssen abgeschlossen werden:
- eine gesetzliche Sozialversicherung (diese umfasst die Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, gesetzliche Unfallversicherung- sowie Arbeitslosenversicherung)
- eine private Haftpflicht- und Unfallversicherung und
- eine Betriebshaftpflichtversicherung
