Weiterleitungsvertrag schließen, Mittel anfordern und Namensliste einreichen
Nach Abschluss des Weiterleitungsvertrags und mit Beginn des vertraglich vereinbarten Förderzeitraums kann mit der Umsetzung des Freiwilligendienstes begonnen werden. Nach Vertragsabschluss können Fördermittel bei Engagement Global angefordert und die Daten der Freiwilligen per Namensliste übermittelt werden.
Weiterleitungsvertrag schließen
Bei Bewilligung des Bundesmittelantrags wird von Engagement Global ein Weiterleitungsvertrag ausgestellt, in dem der Finanzplan verbindlich festgelegt ist. Nach Abschluss des Weiterleitungsvertrags und mit Beginn des vertraglich vereinbarten Förderzeitraums kann mit der Umsetzung der Maßnahme begonnen werden. Trägerorganisationen sollten sich mit dem Weiterleitungsvertrag im Vorfeld vertraut machen und ihn vollständig und sorgfältig lesen: Der Vertrag enthält inhaltliche und zuwendungsrechtliche Rahmenbedingungen, Regelungen und Verfahren mit Blick auf die Umsetzung und Abrechnung des Freiwilligendienstes.
Näheres zur Förderung und ihrer Abrechnung sind dem „Leitfaden zur Mittelverwendung und Mittelabrechnung für das weltwärts-Programm“ (Mittelleitfaden) zu entnehmen.
Leitfaden zur Mittelverwendung und Mittelabrechnung für das weltwärts-Programm (PDF)
Wichtiger Hinweis
Es sind nur Ausgaben zuwendungsfähig, die innerhalb des vertraglich vereinbarten Förderzeitraums anfallen.
Der Förderzeitraum beginnt mit dem Datum des Vertragsabschlusses, also frühestens mit dem Datum, an dem auch der Zuwendungsempfänger den Weiterleitungsvertrag unterzeichnet und ein Exemplar an Engagement Global zurückgeschickt hat. Ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn kann im Vorfeld schriftlich beantragt werden. Als Maßnahmenbeginn gilt auch der Abschluss von Lieferungs- oder Leistungsverträgen.
Mittel anfordern
Nach Inkrafttreten des Weiterleitungsvertrags ist es möglich, über das Formular "Mittelanforderung für Entsendungen im weltwärts-Programm" Fördermittel bei Engagement Global anzufordern.
Die Fördermittel dürfen nur anteilig mit den vorgesehenen eigenen und sonstigen Mitteln genutzt und nur für den in einem Zeitraum von sechs Wochen anfallenden Mittelbedarf angefordert werden.
Das ausgefüllte Formular ist als PDF per E-Mail bei Engagement Global einzureichen.
Mittelanforderung für Entsendungen im weltwärts-Programm (PDF)
Hinweise zum Anforderungszeitraum
Bei Angaben zum Anforderungszeitraum ist die Einhaltung einer Verausgabungsfrist von sechs Wochen zu beachten. Liegt der Anforderungszeitraum noch größtenteils in der Zukunft, dürfen die Fördermittel trotzdem erst sechs Wochen vor Ende des angeforderten Zeitraums ausbezahlt werden. Werden Fördermittel abgerufen, aber nicht fristgerecht verwendet oder an Engagement Global zurückgezahlt, werden Zinsen erhoben.
Namensliste einreichen
Bis spätestens acht Wochen vor Ausreise der Freiwilligen sind Engagement Global die Namen und Daten der Freiwilligen mitzuteilen, für deren Freiwilligendienst die Fördermittel gewährt wurden. Dabei muss sichergestellt sein, dass der Einsatzplatz auch zum geplanten Ausreisezeitpunkt noch über eine gültige Registrierung verfügt.
Die Meldung der Daten erfolgt elektronisch über das vollständig auszufüllende Formular „Namensliste der ausreisenden Freiwilligen“.
Wichtiger Hinweis
Sollten sich vor Ausreise Änderungen in der bereits eingereichten Namensliste ergeben, sind diese Änderungen vor Ausreise der betreffenden Freiwilligen mitzuteilen. Engagement Global benötigt dazu eine neue Namensliste nur mit den Daten der Freiwilligen, bei denen es zu Änderungen gekommen ist.
Wenn sich nach dem Einreichen der Namensliste Ausreisedaten um mehr als zwei Wochen in die Zukunft verschieben (etwa aufgrund von geänderten Flügen oder Visaproblemen), sind diese geänderten Einsatzzeiträume vor Ausreise erneut per Namensliste mitzuteilen.
Geänderte Einsatzzeiträume sind darüber hinaus immer dann mitzuteilen, wenn sich die geänderten Einsatzzeiten auf die Berechnung der Freiwilligenmonate auswirken.
Berechnung der Einsatzmonate
Mit Blick auf die Berechnung der Einsatzmonate gilt: Die Zuwendung des BMZ wird für durchgeführte Freiwilligenmonate gewährt, nicht zwingend für Kalendermonate. Der erste Freiwilligenmonat beginnt mit dem Datum der Ausreise und endet mit Ablauf des Tages vor diesem Datum im Folgemonat. Beginnt der Freiwilligendienst zum Beispiel an einem 10. Juli, geht der erste Einsatzmonat vom 10. Juli bis 9. August. Der zweite Einsatzmonat beginnt am 10. August und endet mit dem 9. September usw. Bei der Berechnung der Einsatzmonate für die Zuwendung gilt die so genannte „15+1“-Regel: Der letzte Einsatzmonat wird dann als förderfähiger Einsatzmonat anerkannt, wenn er noch mindestens 15 + 1 Tage umfasst.
