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Änderungen mitteilen

Storno, Abbruch, Einsatzstellenwechsel

Wenn Freiwillige den Dienst nicht antreten, ihn abbrechen, verlängern oder die Einsatzstelle wechseln möchten, muss dies mit den entsprechenden Formularen durch die Aufnahmeorganisation an Engagement Global gemeldet werden. Durch etwaige Änderungen kann auch eine Änderung des Weiterleitungsvertrags notwendig werden. Dafür muss bei Engagement Global ein Änderungsantrag eingereicht werden.

Änderungen bei den Freiwilligen

Storno: keine Einreise

Wenn Freiwillige wider Erwarten nicht einreisen und ihren Dienst nicht antreten, ist dies mit dem Formular „Mitteilung Storno“ von der Aufnahmeorganisation an Engagement Global zu melden. Die Aufnahmeorganisation kann dem Formular ein Schreiben mit der Begründung des Stornos beilegen. Die betreffenden Freiwilligen müssen trotzdem – wenn nicht sowieso schon passiert – per Namensliste gemeldet werden, damit der Storno dokumentiert und entsprechende Kosten abgerechnet werden können.

Mitteilung Storno (DOCX)

Verzögerung bei der Einreise

Verzögert sich die Ausreise von Freiwilligen zum Beispiel aufgrund von nicht selbstverschuldeten Visaproblemen, verkürzt sich in der Regel hierdurch der Dienst um den entsprechenden Zeitraum. Sofern die Verantwortlichkeit für die verzögerte Ausreise nicht bei der Aufnahmeorganisation oder der/dem Freiwilligen liegt, können alle zuwendungsfähigen Ausgaben bis zur ursprünglich vereinbarten Höchstsumme der Gesamtausgaben für die betroffene Aufnahme abgerechnet werden. Einsparungsmöglichkeiten sind dabei jedoch vollumfänglich auszuschöpfen.

Detaillierte Erläuterungen insbesondere zur Abrechnung der durch eine verzögerte Einreise verursachten Kosten enthält das Dokument „Verzögerung bei Ausreise“:

Verzögerungen bei der Ausreise Nord/Süd und Süd/Nord (PDF)

Wichtiger Hinweis: Verzögert sich die Ausreise um mehr als drei Monate, muss Engagement Global bezüglich des weiteren Vorgehens informiert werden. Verschiebt sich durch die Verzögerung der gesamte Dienst nach hinten, muss gegebenenfalls eine Anpassung des Bewilligungszeitraums des Weiterleitungsvertrags über einen Änderungsantrag vorgenommen werden. Informationen dazu werden weiter unten auf der Seite bereitgestellt.

Wechsel der Einsatzstelle

Die langfristige Einbindung der Freiwilligen in ihrer jeweiligen Einsatzstelle ist ein wichtiges Element des weltwärts-Freiwilligendienstes. Trotzdem können Einsatzstellewechsel zum Wohle der Freiwilligen oder aufgrund von äußeren Umständen eine gute Lösung sein. Für diesen Vorgang muss ausreichend Zeit eingeplant werden.

Für den Wechsel muss ein Auflösungsvertrag mit der alten Einsatzstelle und eine BFD-Vereinbarung mit der neuen Einsatzstelle geschlossen werden. Der Zeitraum des Dienstes in der neuen Einsatzstelle muss mindestens sechs Monate Dienstzeit betragen. Sobald die alte BFD-Vereinbarung aufgelöst wird und keine Gültigkeit mehr hat, muss die neue Vereinbarung gültig sein. Dies ist insbesondere relevant für das Aufenthaltsrecht und den Versicherungsstatus der Freiwilligen. Dafür nutzen Aufnahmeorganisation das untenstehende Formular und schicken dies gemeinsam mit den neuen BFD-Vereinbarungen an Engagement Global.

Wichtiger Hinweis: Visum beim Einsatzstellenwechsel

Das Visum der Freiwilligen ist häufig an den Dienst in einer konkreten Einsatzstelle gebunden. Die deutsche Organisation muss im Falle eines Wechsels im Vorhinein mit der zuständigen Ausländerbehörde klären, inwiefern eine Umwidmung des Visums möglich ist. Sie ist dafür verantwortlich, dass der Aufenthaltsstatus der Freiwilligen zu jedem Zeitpunkt geklärt ist.

Auflösung und Einsatzstellenwechsel (DOCX)

Abbruch des Freiwilligendienstes

Der weltwärts-Freiwilligendienst ist von einer hohen Verbindlichkeit geprägt. Es kann jedoch Fälle geben, in denen ein vorzeitiger Abbruch nach Ausschöpfen anderer Möglichkeiten für alle Beteiligten bei entsprechender Begleitung und Nachbereitung die richtige Lösung ist.

Das Formular „Auflösung und Einsatzstellenwechsel" muss hierzu von dem oder der Freiwilligen, der Einsatzstelle und der Aufnahmeorganisation unterzeichnet und an Engagement Global geschickt werden. Ein Scan reicht aus. Die Gründe des Abbruchs müssen angegeben und gegebenenfalls durch Stellungnahmen der beteiligten Akteure ergänzt werden. Das Formular wird von Engagement Global ans BAFzA weitergeleitet, das die Vereinbarung rechtsgültig auflöst.

Nach dem Abbruch des Dienstes sind Freiwillige ausnahmslos verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen die Rückreise anzutreten und in ihr jeweiliges Herkunftsland zurückzukehren. Die Aufnahmeorganisation bucht in Abstimmung mit ihrem Partner den Rückflug. Möglicherweise ändert sich dadurch die Anzahl der Freiwilligenmonate im Weiterleitungsvertrag oder es fallen Mehrkosten an, weshalb in diesen Fällen ein Änderungsantrag nötig wird.

Auflösung und Einsatzstellenwechsel (DOCX)

Verlängerung

Einigen sich alle beteiligten Akteure auf eine Verlängerung des Freiwilligendienstes, ist dies mit dem untenstehendem Formular von der Aufnahmeorganisation bei Engagement Global zu melden. Die Meldung wird von dort ans BAFzAweitergeleitet.

Eine Verlängerung muss mindestens drei Monate umfassen und darf eine Gesamtdienstzeit von 18 Monaten nicht überschreiten. Verlängerungen auf bis zu 24 Monate sind in der Regel nicht möglich. Durch die Verlängerung erhöht sich ebenfalls die Anzahl der Seminartage: Wird der Dienst über zwölf Monate hinaus verlängert, erhöht sich die Zahl der Seminartage um mindestens einen Tag pro Monat.

Vor der Verlängerung muss die Aufnahmeorganisation sicherstellen, dass der Aufenthaltstitel der oder des Freiwilligen entsprechend verlängert wird.

Falls die mit einer Verlängerung verbundenen Kosten nicht über Einsparungen oder Verschiebungen innerhalb des Weiterleitungsvertrags zu decken sind, muss ein Änderungsantrag gestellt werden. Ob eine Aufstockung der Freiwilligenmonate und eine damit verbundene Aufstockung der Mittel möglich ist, muss daher im Vorhinein von der Aufnahmeorganisation mit Engagement Global geklärt werden.

Antrag auf Verlängerung des Bundesfreiwilligendienstes im Rahmen der weltwärts Süd-Nord Komponente (DOCX)

Änderung des Weiterleitungsvertrags

Sollten sich durch einen Storno, Abbruch oder eine Verlängerung von Freiwilligen oder aus anderen Gründen Änderungen gegenüber der im Weiterleitungsvertrag vereinbarten Finanzierung ergeben, so müssen Sie bei Engagement Global eine Änderung des Weiterleitungsvertrags beantragen.

Bitte reichen Sie dazu das Formular Änderungsantrag für Süd-Nord Aufnahmen ein. Der Änderungsantrag ist sowohl postalisch als auch per E-Mail einzureichen. Eine Anleitung zum Ausfüllen finden Sie ebenfalls unten zum Download.

Nicht verbrauchte Mittel rechtzeitig melden!

Nicht verbrauchte Bundesmittel müssen Engagement Global spätestens zum 30. März und 30. September des laufenden Haushaltsjahres per Änderungsantrag gemeldet werden, damit die nicht benötigten Mittel anderen Organisationen zur Verfügung gestellt werden können.