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Änderungen mitteilen

Wenn Freiwillige den Dienst nicht antreten, ihn abbrechen, verlängern oder die Einsatzstelle wechseln möchten, muss dies mit dem entsprechenden Formular durch die Trägerorganisation an Engagement Global gemeldet werden. Durch etwaige Änderungen kann auch eine Änderung des Weiterleitungsvertrags notwendig werden. Dafür muss bei Engagement Global ein Änderungsantrag eingereicht werden.

Änderungen bei den Freiwilligen

Storno: keine Einreise

Wenn Freiwillige wider Erwarten nicht einreisen und ihren Dienst nicht antreten, wird die Stornierung mit dem Formular „Änderungen zum Freiwilligendienst mitteilen“ von der Trägerorganisation an Engagement Global gemeldet. Die betreffenden Freiwilligen müssen dennoch – wenn nicht schon passiert – per Namensliste gemeldet werden. Nur dann können Kosten, die im Zusammenhang mit den Stornierungen entstanden sind, abgerechnet werden. Sofern für die stornierten Freiwilligen noch keine Freiwilligenkennung durch das BAFzA vergeben wurde, kann das entsprechende Feld in der Namensliste leer bleiben. Auf Anfrage müssen Träger in der Lage sein, die ursprüngliche Einreiseplanung der stornierten Person durch Bewerbungsunterlagen, Verträge, schriftliche Zusagen etc. zu belegen.

Änderungen zum Freiwilligendienst mitteilen

Verzögerung bei der Einreise

Verzögert sich die Einreise von Freiwilligen zum Beispiel aufgrund von Visaproblemen, verkürzt sich in der Regel hierdurch der Dienst um den entsprechenden Zeitraum. Das neue Dienstantrittsdatum muss Engagement Global und dem BAFzA mit der Dienstantrittsmeldung mit dem Formular „Änderungen zum Freiwilligendienst mitteilen“ mitgeteilt werden. Falls sich auch das Enddatum verschiebt wird dies ebenfalls der Dienstantrittsmeldung mitgeteilt.

Änderungen zum Freiwilligendienst mitteilen

Sofern die Verantwortlichkeit für die verzögerte Ausreise nicht bei der Trägerorganisation oder der/dem Freiwilligen liegt, können alle zuwendungsfähigen Ausgaben bis zur ursprünglich vereinbarten Höchstsumme der Gesamtausgaben für die betroffene Aufnahme abgerechnet werden. Einsparungsmöglichkeiten sind dabei jedoch vollumfänglich auszuschöpfen.

Detaillierte Erläuterungen insbesondere zur Abrechnung der durch eine verzögerte Einreise verursachten Kosten enthält das Dokument „Verzögerung bei Ausreise“:

Verzögerungen bei der Ausreise Nord/Süd und Süd/Nord (PDF)

Wichtiger Hinweis: Verzögert sich die Ausreise um mehr als drei Monate, muss Engagement Global bezüglich des weiteren Vorgehens informiert werden. Verschiebt sich durch die Verzögerung der gesamte Dienst nach hinten, muss gegebenenfalls eine Anpassung des Bewilligungszeitraums des Weiterleitungsvertrags über einen Änderungsantrag vorgenommen werden. Informationen dazu werden weiter unten auf der Seite bereitgestellt.

Auflösung der BFD-Vereinbarung

Bei einem vorzeitigen Abbruch des Freiwilligendienstes muss das Formular „Änderungen zum Freiwilligendienst mitteilen“ von dem oder der Freiwilligen, der Einsatzstelle und der Trägerorganisation unterzeichnet und per E-Mail an Engagement Global geschickt werden. Darin werden die Gründe des Abbruchs angegeben und gegebenenfalls durch Stellungnahmen der beteiligten Akteure ergänzt. Engagement Global leitet das Formular ans BAFzA weiter, das die Vereinbarung rechtsgültig auflöst.

Nach dem Abbruch des Dienstes sind Freiwillige verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen die Rückreise anzutreten und in ihr jeweiliges Herkunftsland zurückzukehren. Die Trägerorganisation bucht in Abstimmung mit der Partnerorganisation den Rückflug. Möglicherweise ändert sich dadurch die Anzahl der Freiwilligenmonate im Weiterleitungsvertrag oder es fallen Mehrkosten an, weshalb ein Änderungsantrag nötig werden kann.

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Wechsel der Einsatzstelle

Bitte beachten Sie: Für einen Wechsel der Einsatzstelle sollten immer mindestens sechs Wochen Vorlauf eingeplant werden. Eine rückwirkende Bearbeitung eines Wechsels ist nicht möglich.

Für den Wechsel muss eine Auflösungsvereinbarung mit der alten Einsatzstelle und eine BFD-Vereinbarung sowie Zusatzvereinbarung mit der neuen Einsatzstelle geschlossen werden.

Für die Auflösung oder den Wechsel der Einsatzstelle nutzen Trägerorganisationen das Formular „Änderungen zum Freiwilligendienst mitteilen“ und schicken dies ausgefüllt per E-Mail an Engagement Global. Sie erhalten das Formular unterschrieben als Scan zurück und schicken es ausgedruckt und gemeinsam mit den neuen BFD-Vereinbarungen (in vierfacher Ausfertigung) unter Nutzung des entsprechenden Anschreibens ans BAFzA.

Die neuen BFD-Vereinbarungen und Zusatzvereinbarungen sollten etwa sechs Wochen vor Dienstbeginn in der neuen Einsatzstelle von allen Vertragsparteien unterschrieben sein. Sobald die alte BFD-Vereinbarung aufgelöst wird und keine Gültigkeit mehr hat, muss die neue Vereinbarung gültig sein. Dies ist insbesondere relevant für das Aufenthaltsrecht und den Versicherungsstatus der Freiwilligen. Der Zeitraum des Dienstes in der neuen Einsatzstelle muss mindestens sechs Monate betragen. Sobald der Wechsel der Einsatzstelle erfolgt ist, wird der Dienstantritt regulär an das BAFzA und an Engagement Global gemeldet.

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Anschreiben ans BAFzA bei Einsatzstellenwechsel

Wichtiger Hinweis: Visum beim Einsatzstellenwechsel

Das Visum der Freiwilligen ist häufig an den Dienst in einer konkreten Einsatzstelle gebunden. Die Trägerorganisation muss im Falle eines Wechsels im Vorhinein mit der zuständigen Ausländerbehörde klären, inwiefern eine Umwidmung des Visums möglich ist. Sie ist dafür verantwortlich, dass der Aufenthaltsstatus der Freiwilligen zu jedem Zeitpunkt geklärt ist.

Verlängerung

Eine Verlängerung muss mindestens drei Monate umfassen und darf eine Gesamtdienstzeit von 18 Monaten nicht überschreiten. Verlängerungen auf bis zu 24 Monate sind in der Regel nicht möglich. Durch die Verlängerung erhöht sich ebenfalls die Anzahl der Seminartage: Wird der Dienst über zwölf Monate hinaus verlängert, erhöht sich die Zahl der Seminartage um mindestens einen Tag pro Monat.

Vor der Verlängerung muss die Trägereorganisation sicherstellen, dass der Aufenthaltstitel der oder des Freiwilligen entsprechend verlängert wird.

Falls die mit einer Verlängerung verbundenen Kosten nicht über Einsparungen oder Verschiebungen innerhalb des Weiterleitungsvertrags zu decken sind, muss ein Änderungsantrag gestellt werden. Ob eine Aufstockung der Freiwilligenmonate und eine damit verbundene Aufstockung der Mittel möglich ist, muss daher im Vorhinein von der Trägerorganisation mit Engagement Global geklärt werden.

Um die Verlängerung zu beantragen, wird das Formular „Änderungen zum Freiwilligendienst mitteilen“ per E-Mail von der Trägerorganisation an Engagement Global gesendet und von dort ans BAFzA weitergeleitet.

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Änderungen der BFD-Vereinbarung

Bei Änderungen der BFD-Vereinbarung, die die Anzahl der Urlaubs- oder Seminartage, die Sachbezüge oder Geldersatzleistungen sowie das Taschengeld oder den Sozialversicherungsbeitrag betreffen, nutzen Sie bitte das vom BAFzA im Downloadbereich der Internetseite des BFD zur Verfügung stehende Formular Änderung der Vereinbarung über den Bundesfreiwilligendienst. Sollten sich einzelne der aufgezählten monetären Leistungen ändern, dann geben Sie in der Änderungsmitteilung dennoch alle Posten an (auch die, die sich nicht ändern). Bitte beachten Sie, dass lediglich der Sozialversicherungsbeitrag rückwirkend bearbeitet werden kann. Alle anderen Änderungen der BFD-Vereinbarung können nur für den laufenden Monat eingereicht werden.

Wichtiger Hinweis:

Die Änderungsmitteilung zur BFD-Vereinbarung senden Sie bitte direkt per E-Mail an das Referat 203. Bitte lassen Sie dem BAFzA pro Freiwilliger oder Freiwilligem eine separate E-Mail zukommen.

referat-203@bafza.bund.de

Zum Downloadbereich des BFD

Änderung des Weiterleitungsvertrags

Sollten sich durch eine Stornierung, Auflösung oder eine Verlängerung von Freiwilligen oder aus anderen Gründen Änderungen gegenüber der im Weiterleitungsvertrag vereinbarten Finanzierung ergeben, so müssen Sie bei Engagement Global eine Änderung des Weiterleitungsvertrags beantragen.

Bitte reichen Sie dazu das Formular Änderungsantrag für Süd-Nord Aufnahmen ein. Der Änderungsantrag ist sowohl postalisch als auch per E-Mail einzureichen. Eine Anleitung zum Ausfüllen finden Sie ebenfalls unten zum Download.

Änderungen rechtzeitig melden!

Nicht verbrauchte Bundesmittel müssen Engagement Global unverzüglich per Änderungsantrag gemeldet werden, damit die nicht benötigten Mittel anderen Organisationen zur Verfügung gestellt werden können.

Aufstockungen der Fördermittel können jeweils zum 30. April und 31. August des laufenden Haushaltsjahres per Änderungsantrag beantragt werden.