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Änderungen mitteilen

Vor und nach Beginn des Freiwilligendienstes

Änderungen des Einsatzplatzes, der Einsatzzeiten oder Änderungen im Finanzierungsplan sind Engagement Global unverzüglich mitzuteilen. Wie diese Änderungen mitzuteilen und zu beantragen sind, erfahren Trägerorganisationen in den folgenden Erläuterungen.

Stornierung des Dienstes

Eine Stornierung liegt vor, wenn Freiwillige oder Entsendeorganisationen vor der Ausreise von ihrem bereits verbindlich eingegangenen Freiwilligenvertrag zurücktreten. Ausgaben, die im Zusammenhang mit der nicht erfolgten Ausreise angefallen sind, können innerhalb der vereinbarten Finanzierung des Weiterleitungsvertrags abgerechnet werden. Dafür sind eine Meldung per Namensliste und eine Stornomitteilung mit Hilfe des Formulars „Mitteilung Storno / Abbruch / Verlängerung / Projektwechsel" erforderlich.

Verzögerung bei Ausreise

Verzögert sich die Ausreise von Freiwilligen unverschuldet, wie zum Beispiel durch nicht selbst verschuldete Visaprobleme, verkürzt sich in der Regel hierdurch der Dienst um den entsprechenden Zeitraum. Sofern die Verantwortlichkeit für die verzögerte Ausreise nicht bei der Entsendeorganisation oder den Freiwilligen liegt, können alle zuwendungsfähigen Ausgaben bis zur ursprünglich vereinbarten Höchstsumme der Gesamtausgaben für die betroffene Entsendung abgerechnet werden. Einsparungsmöglichkeiten sind dabei vollumfänglich auszuschöpfen.

Wichtiger Hinweis

Jede Verzögerung von mehr als zwei Wochen ist Engagement Global per korrigierter Namensliste mitzuteilen. Bei einer Verzögerung auf unabsehbare Zeit (etwa durch Visaprobleme) ist Kontakt mit Engagement Global aufzunehmen, um das weitere Vorgehen zu klären.

Zeichnet sich eine Verzögerung der Ausreise um mehr als sechs Monate ab, ist von einem Storno auszugehen.

Verschiebt sich der Zeitraum des Freiwilligendienstes durch die Ausreiseverzögerung entsprechend nach hinten, verändern sich die finanziellen Eckdaten des Weiterleitungsvertrags nicht automatisch. Sollte eine Verlängerung des Bewilligungszeitraums, eine Umschichtung oder Erhöhung der Bundesmittel in den einzelnen Haushaltsjahren erforderlich werden, ist ein Änderungsantrag zu stellen. Eine detaillierte Erläuterung ist am Ende dieser Seite als Download zu finden.

Abbruch des Dienstes

Der Freiwilligendienst ist von einer hohen Verbindlichkeit geprägt. Es kann jedoch Fälle geben, in denen eine vorzeitige Beendigung angebracht oder nicht vermeidbar ist und für alle Beteiligten bei entsprechender Begleitung und Nachbereitung die richtige Lösung ist.

Mitteilungspflicht

Sofern es zu einem Abbruch des Freiwilligendienstes kommt, ist dies unverzüglich Engagement Global mit Hilfe des Formulars „Mitteilung Storno / Abbruch / Verlängerung / Projektwechsel" zu melden. Stellungnahmen des oder der Freiwilligen, des Mentors oder der Mentorin, der Partnerorganisation und der pädagogischen Betreuung sind beizufügen, sofern diese für das Verständnis der Abbruchumstände sinnvoll sind.

Entsendeorganisationen müssen die vorgegebene Abbruchklausel wörtlich in ihre Verträge mit den Freiwilligen aufnehmen. Im Mustervertrag ist diese Klausel bereits enthalten. Die Textvorlage ist weiter unten als Download aufgeführt.

Sofern der Abbruch des Freiwilligendienstes direkt von einem/einer Freiwilligen zu verantworten ist, kann die Entsendeorganisation diese/n an den daraus resultierenden Kosten beteiligen.

Dies sind insbesondere Kosten für:

  • die Rückreise
  • die Unterkunft ab dem Zeitpunkt des Abbruchs bis zum Ende der Vertragslaufzeit
  • die Verpflegung zwischen dem Zeitpunkt des Abbruchs und der Ankunft in Deutschland.

Frist bei einer Rückkehr

Nach dem Abbruch sind Freiwillige verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen das Gastland zu verlassen und nach Deutschland zurückzukehren. Ausnahmen von dieser Regelung sind nicht möglich. Die Entsendeorganisation organisiert die Abwicklung, sie stimmt sich mit der Partnerorganisation ab und organisiert die Rückreise.

Projektwechsel während des Freiwilligendienstes

Sollte der Verbleib von Freiwilligen auf dem gemeldeten Einsatzplatz nicht mehr möglich sein, kommt ein Projektwechsel auf einen anderen registrierten weltwärts-Einsatzplatz in Frage. Oft kann ein Projektwechsel einen drohenden Abbruch verhindern. Da die langfristige Einbindung der Freiwilligen in ihrer jeweiligen Einsatzstelle ein wichtiger Aspekt des Freiwilligendienstes ist, sollte der Schritt des Projektwechsels jedoch sorgfältig überlegt und geprüft werden.

Begründung notwendig

Jeder Projektwechsel ist einschließlich einer kurzen Begründung über das Formular „Mitteilung Storno / Abbruch / Verlängerung / Projektwechsel“ Engagement Global mitzuteilen. Projektwechsel dürfen nur auf registrierte und unbesetzte Einsatzplätze erfolgen.

Sofern ein Projektwechsel die Registrierung eines neuen Einsatzplatzes erfordert, sollte in der E-Mail zur Einsatzplatzregistrierung auf die durch den erforderlichen Projektwechsel bedingte Dringlichkeit hingewiesen werden. Die Registrierung kann bei Engagement Global vorrangig geprüft werden, um den Wechsel zu ermöglichen.

Verlängerung des Freiwilligendienstes

Sollten sich Entsendeorganisation, Partnerorganisation und Freiwillige auf eine Verlängerung der Einsatzdauer über das geplante Ende hinaus einigen, ist dies Engagement Global über das Formular „Mitteilung Storno / Abbruch / Verlängerung / Projektwechsel“ mitzuteilen. Sollten die mit der Verlängerung verbundenen Ausgaben nicht aus Einsparungen innerhalb des Weiterleitungsvertrags gedeckt werden können, kann ein Änderungsantrag gestellt werden.

Regeln zur Verlängerung

Verlängerungen müssen mindestens drei weitere Dienstmonate umfassen und dürfen nicht über die maximal zulässigen 24 Monate Gesamtdienstzeit hinausgehen.

Der Einsatzplatz gilt für den Verlängerungszeitraum weiterhin als besetzt.

Überlappung von Einsatzzeiten

Die Überschneidung der Einsatzzeiten von Freiwilligen auf demselben Einsatzplatz ist für einen Zeitraum von maximal 30 Tagen möglich und über die vereinbarten Zuwendungen abrechenbar. Eine längere Überlappung ist nur dann zulässig, wenn die oder der hinzukommende Freiwillige vor dem Freiwilligendienst im Projekt einen vollzeitlichen Sprachkurs im Partnerland besucht. Der Sprachkurs darf maximal vier Wochen (28 Tage) umfassen. In dem Fall können im Rahmen der Überlappung 58 Tage (30 + 28 = 58) abgerechnet werden.

Änderung des Weiterleitungsvertrags

Sollten sich aus den oben genannten oder aus anderen Gründen Änderungen gegenüber der im Weiterleitungsvertrag vereinbarten Finanzierung ergeben, ist eine Mitteilung an Engagement Global in Form eines Änderungsantrags erforderlich. Hierfür ist das Formular „Änderungsantrag zum Weiterleitungsvertrag für Nord-Süd Entsendungen“ zu verwenden. Der Änderungsantrag ist sowohl postalisch als auch per E-Mail einzureichen.

Nicht verbrauchte Mittel rechtzeitig melden!

Nicht verbrauchte Bundesmittel müssen Engagement Global spätestens zum 30. März und 30. September des laufenden Haushaltsjahres per Änderungsantrag gemeldet werden, damit die nicht benötigten Mittel anderen Organisationen zur Verfügung gestellt werden können.

Änderungen am Einsatzplatz

Änderungen an der Ausgestaltung eines registrierten Einsatzplatzes müssen Engagement Global über das Formular „Registrierung eines Einsatzplatzes“ mitgeteilt werden. Weitere Informationen und das entsprechende Formular bietet die Seite zur Registrierung und Aktualisierung von Einsatzplätzen.

Einsatzplätze schaffen