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Vereinbarungen und Namenslisten

Bevor die Freiwilligen ihren Dienst beginnen können, müssen die BFD- und die Zusatzvereinbarungen vorbereitet werden und die Daten der Freiwilligen per Namensliste übermittelt werden. Zudem werden vor Dienstbeginn die Visa für die Freiwilligen beantragt. Nach dem Ende des Freiwilligendienstes werden Dienstzeitbescheinigungen ausgestellt.

BFD-Vereinbarung

Die sogenannte BFD-Vereinbarung zwischen den Freiwilligen und dem BAFzA ist die rechtliche Grundlage für die Einreise der Freiwilligen und die Beantragung ihres Visums. Sie muss darüber hinaus von der Trägerorganisation und dem rechtsträger der Einsatzstelle mitgezeichnet werden.

Bitte nutzen Sie als Trägerorganisation ausschließlich die aktuellste Version der BFD-Vereinbarung. Sie finden diese auf den Seiten des BAFzA als erstes Dokument („Vereinbarung und Präambel - PDF“) unter folgendem Link:

Zur Website des BFD

Der Weg der BFD-Vereinbarung im Überblick:

  1. Ab 4 Monate vor geplanter Einreise: Ausfüllen und Unterschrift durch Trägerorganisation und den Rechtsträger der Einsatzstelle (beachten Sie dazu die Ausfüllhilfe). Die Freiwilligen müssen die Vereinbarungen zu diesem Zeitpunkt noch nicht unterschreiben.
  2. Versand per Post in dreifacher Ausführung an das BAFzA. Rücksendungen von fehlerhaften Vereinbarungen gehen automatisch an den/die Absender/in zurück. Nutzen Sie daher unsere Vorlage für ein Anschreiben ans BAFzA (insbesondere wenn die Einsatzstelle die Vereinbarung ans BAFzA schickt), damit die vom BAFzA unterzeichneten Vereinbarungen bei Ihnen als Trägerorganisation ankommen.
  3. Sobald die BFD-Vereinbarung vom BAFzA unter Vorbehalt genehmigt (gestempelt/unterschrieben) wurde, erhalten Sie als Trägerorganisation die Vereinbarung vom BAFzA zurück. Auf dem Anschreiben ist die Freiwilligenkennung angegeben, die allen Freiwilligen zugeteilt wird. Unmittelbar nach Dienstbeginn: erfolgt die Unterschrift der BFD-Vereinbarung durch die Freiwilligen. Damit wird die Vereinbarung wirksam.
  4. Versand der von den Freiwilligen unterschriebenen BFD-Vereinbarung per Mail ans BAFzA und an Engagement Global mit der Dienstantrittsmeldung.
    referat-203@bafza.bund.de

Zusatzvereinbarung

Engagement Global arbeitet mit den Originaldokumenten des Bundesfreiwilligendienstes. Durch die Zusatzvereinbarung wird den Besonderheiten der Süd-Nord Komponente Rechnung getragen und sichergestellt, dass die Trägerorganisationen – und nicht die Einsatzstellen – alle anfallenden Kosten durch die BMZ-Zuwendung decken und keine Ausgaben im Sinne des § 17 Bundesfreiwilligendienstgesetz (BFDG) beim BAFzA geltend gemacht werden. Die Trägerorganisationen tragen die Verantwortung dafür, dass der Dienst einerseits gemäß der Bestimmungen der Süd-Nord Komponente und andererseits gemäß der BFD-Richtlinien durchgeführt wird.

Der Weg der Zusatzvereinbarungen im Überblick:

  1. Ausfüllen durch Trägerorganisation und Unterschriften von Trägerorganisation und der Einsatzstelle bzw. ihrem Rechtsträger, zeitgleich mit der BFD-Vereinbarung. Engagement Global muss auf der Zusatzvereinbarung nicht unterschreiben.
  2. Unmittelbar nach Dienstbeginn erfolgt die Unterschrift der Freiwilligen.
  3. Die Zusatzvereinbarung verbleibt bei den Unterlagen der Trägerorganisation. Sie muss weder an Engagement Global noch ans BAFzA gesendet werden.

Namenslisten

Begleitschreiben für die Visabeantragung

Zur Beantragung der Visa für die Freiwilligen kann ein entsprechendes Begleitschreiben von Engagement Global hilfreich sein. Wenn die Träger- und die Partnerorganisation dies wünschen, wird die unten zum Download bereitgestellte Tabelle mit den Daten der betreffenden Freiwilligen von der Trägerorganisation ausgefüllt und Engagement Global via Cloud-Upload bereitgestellt. Die Zugangsdaten erhalten alle Trägerorganisation nach ihrer Anerkennung als Träger im weltwärts-Programm.

Daten Visabegleitschreiben weltwärts Süd-Nord

Dienstantrittsmeldung

Sobald die Freiwilligen eingereist sind, erfolgt die Dienstantrittsmeldung zeitgleich ans BAFzA und an Engagement Global.

Die Dienstantrittsmeldung erfolgt mit dem Formular „Änderungen zum Freiwilligendienst mitteilen“. Die Dienstantrittsmeldung wird unter Angabe der Freiwilligenkennung zusammen mit der vollständig unterzeichneten BFD-Vereinbarung von der Trägerorganisation als Scan ans BAFzA sowie an Engagement Global im cc geschickt.

Bitte achten Sie darauf, für jede Freiwillige und jeden Freiwilligen eine separate E-Mail zu schicken. Doppel- oder Mehrfachnennungen in einer E-Mail werden aus Datenschutzgründen vom BAFzA nicht bearbeitet.

Der tatsächliche Dienstbeginn ist immer das Einreisedatum, auch wenn die Freiwilligen zunächst ein Seminar oder einen Sprachkurs besuchen. Die Einsatzstellen müssen die Freiwilligen für diese Zeit offiziell vom Dienst freistellen, damit diese während der gesamten Dauer des Dienstes sozialversichert sind.

Formular „Änderungen zum Freiwilligendienst mitteilen“

referat-203@bafza.bund.de

Zentralstelle-sued-nord@engagement-global.de

Weitere Infos zum Vorgehen bei einer Verzögerung der Einreise werden auf folgender Seite bereitgestellt:

Dienstzeitbescheinigung

Unmittelbar nach dem Ende des Freiwilligendienstes muss eine Dienstzeitbescheinigung ausgestellt werden. Dies gilt auch im Falle eines Abbruches oder Einsatzstellenwechsels. Die Ausstellung erfolgt entweder durch die Einsatzstelle oder durch die Trägerorganisation. Es ist darauf zu achten, dass die Daten der Dienstzeitbescheinigung mit den Ein- und Ausreisedaten der BFD-Vereinbarung übereinstimmen.

Die Dienstzeitbescheinigung bekommen die Freiwilligen nach ihrem Dienst ausgehändigt. Ein Scan wird von der Trägerorganisation oder der Einsatzstelle per E-Mail ans BAFzA geschickt, dafür kann die untenstehende Vorlage verwendet werden.

bfd-dzb@bafza.bund.de
Dienstzeitbescheinigung (PDF)