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Vereinbarungen und Namenslisten

Bevor die Freiwilligen ihren Dienst beginnen können, müssen die BFD- und die Zusatzvereinbarungen zwischen allen beteiligten Vertragsparteien – den Aufnahmeorganisationen, Engagement Global, dem BAFzA, der Einsatzstelle und den Freiwilligen – geschlossen werden und die Daten der Freiwilligen per Namensliste übermittelt werden. Zudem werden vor Dienstbeginn die Visa für die Freiwilligen beantragt. Nach dem Ende des Freiwilligendienstes werden Dienstzeitbescheinigungen ausgestellt.

BFD-Vereinbarung

Die sogenannte BFD-Vereinbarung zwischen den Freiwilligen und dem BAFzA ist die rechtliche Grundlage für die Einreise der Freiwilligen und die Beantragung ihres Visums. Sie muss darüber hinaus von der Aufnahmeorganisation und der Einsatzstelle beziehungsweise ihrem Rechtsträger mitgezeichnet werden.

Die BFD-Vereinbarung muss von der Aufnahmeorganisation per Post an das BAFzA geschickt werden. Bitte planen Sie ausreichend Zeit für die Erstellung und Unterschrift der BFD-Vereinbarungen ein, so dass diese den Freiwilligen rechtzeitig zur Beantragung des Visums und des Botschaftstermins vorliegen.
Bitte nutzen Sie als Aufnahmeorganisation ausschließlich die aktuellste Version der BFD-Vereinbarung. Sie finden diese auf den Seiten des BAFzA als erstes Dokument („Vereinbarung und Präambel - PDF“) unter folgendem Link:

Zur Website des BFD

Der Weg der BFD-Vereinbarung im Überblick:

  1. Ab 4 Monate vor geplanter Einreise: Ausfüllen und Unterschrift durch Aufnahmeorganisation und Einsatzstelle bzw. Rechtsträger (beachten Sie dazu die Ausfüllhilfe weiter unten auf dieser Seite). Die Freiwilligen müssen die Vereinbarungen zu diesem Zeitpunkt noch nicht unterschreiben.
  2. Versand per Post in vierfacher Ausführung an das BAFzA. Rücksendungen von fehlerhaften Vereinbarungen gehen automatisch an den/die Absender/in zurück. Nutzen Sie daher unsere Vorlage für ein Anschreiben ans BAFzA (insbesondere wenn die Einsatzstelle die Vereinbarung ans BAFzA schickt), damit die vom BAFzA unterzeichneten Vereinbarungen bei Ihnen als Aufnahmeorganisation ankommen.
  3. Sobald die BFD-Vereinbarung vom BAFzA unter Vorbehalt genehmigt (gestempelt/unterschrieben) wurde, erhalten Sie als Aufnahmeorganisation drei unterschriebene Exemplare zurück – eine Ausfertigung verbleibt im BAFzA. Auf dem Anschreiben ist die Freiwilligenkennung angegeben, die allen Freiwilligen zugeteilt wird. Unmittelbar nach Dienstbeginn: Unterschrift der BFD-Vereinbarung durch die Freiwilligen. Mit der Unterschrift der Freiwilligen wird die Vereinbarung wirksam.

Zusatzvereinbarung

Da Engagement Global mit den Originaldokumenten des Bundesfreiwilligendienstes arbeitet, wird durch die Zusatzvereinbarung sichergestellt, dass innerhalb der Süd-Nord Komponente die Aufnahmeorganisationen – und nicht die Einsatzstellen – durch die BMZ-Zuwendung für alle anfallenden Kosten aufkommen und keine Ausgaben im Sinne des § 17 Bundesfreiwilligendienstgesetz (BFDG) beim BAFzA geltend gemacht werden. Die Aufnahmeorganisationen tragen die Verantwortung dafür, dass der Dienst einerseits gemäß der Bestimmungen der Süd-Nord Komponente und andererseits gemäß der BFD-Richtlinien durchgeführt wird.

Der Weg der Zusatzvereinbarungen im Überblick:

  1. Ausfüllen durch Aufnahmeorganisation und Unterschriften von Aufnahmeorganisation und der Einsatzstelle bzw. ihrem Rechtsträger, sobald die Freiwilligenkennung vom BAFzA mitgeteilt wurde (siehe oben).
  2. Versand per Post in zweifacher Ausführung an Engagement Global.
  3. Unterschrift von Engagement Global – per Post zurück an die Aufnahmeorganisation.

Namenslisten

Begleitschreiben für die Visabeantragung

Zur Beantragung der Visa für die Freiwilligen kann ein entsprechendes Begleitschreiben von Engagement Global förderlich sein. Wenn die Aufnahme- und die Partnerorganisation dies wünschen, wird Engagement Global von der Aufnahmeorganisation darüber informiert. Gleichzeitig wird die unten zum Download bereitgestellte Tabelle mit den Daten der betreffenden Freiwilligen von der Aufnahmeorganisation ausgefüllt und Engagement Global via Cloud-Upload bereitgestellt. Die Zugangsdaten erhalten alle Aufnahmeorganisation nach ihrer Anerkennung als Träger im weltwärts-Programm.

Daten Visabegleitschreiben weltwärts Süd-Nord

Dienstantrittsmeldung

Sobald die Freiwilligen eingereist sind, erfolgt die Dienstantrittsmeldung ans BAFzA und an Engagement Global.

Ans BAFzA:

Die Dienstantrittsmeldung erfolgt beim BAFzA durch das Ausfüllen des Formulars „Vordruck für die Bestätigung des Dienstbeginns bei internationalen Freiwilligen“, das Sie auf der Website des Bundesfreiwilligendienstes finden. In diesem Vordruck werden alle für das BAFzA relevanten Informationen, wie tatsächlicher Dienstbeginn und deutsche Adresse der Freiwilligen angegeben. Der Vordruck für die Bestätigung des Dienstbeginns wird zusammen mit der vollständig unterzeichneten BFD-Vereinbarung von der Aufnahmeorganisation als Scan ans BAFzA geschickt.

Der tatsächliche Dienstbeginn ist immer das Einreisedatum, auch wenn die Freiwilligen zunächst ein Seminar oder einen Sprachkurs besuchen. Die Einsatzstellen müssen die Freiwilligen für diese Zeit offiziell vom Dienst befreien, damit diese während der gesamten Dauer des Dienstes sozialversichert sind.

Im Betreff der E-Mail muss die Freiwilligenkennung genannt werden, die Sie mit der BFD-Vereinbarung erhalten haben.

Bitte achten Sie darauf, für jede/n Freiwilligen eine separate E-Mail zu schicken. Doppel- oder Mehrfachnennungen in einer E-Mail werden aus Datenschutzgründen vom BAFzA nicht bearbeitet.

E-Mail: referat-203@bafza.bund.de

An Engagement Global:

Die Dienstantrittsmeldung bei Engagement Global beinhaltet die vollständig unterzeichnete BFD- sowie Zusatzvereinbarung. Beide Dokumente werden von der Aufnahmeorganisation als Scan in einer E-Mail an Engagement Global geschickt.

E-Mail: zentralstelle-sued-nord@engagement-global.de

Falls sich das Einreisedatum verschoben haben sollte, wird dies von der Aufnahmeorganisation in der E-Mail an Engagement Global und das BAFzA mitgeteilt.

Falls sich durch den geänderten Dienstbeginn auch das Enddatum des Dienstes verschiebt, wird dies mit dem Formular „Vordruck für die Bestätigung des Dienstbeginns bei internationalen Freiwilligen“ mitgeteilt. Die Aufnahmeorganisation unterzeichnet in diesem Fall die Kontingentfreigabe und lässt den Vordruck Engagement Global gemeinsam mit der vollständig unterzeichneten BFD- sowie Zusatzvereinbarung zukommen. Gleichzeitig wird der Vordruck wie oben beschrieben zusammen mit der BFD-Vereinbarung ans BAFzA weitergeleitet.

Zum Downloadbereich der BFD-Website

Weitere Infos zum Vorgehen bei einer Verzögerung der Einreise werden auf folgender Seite bereitgestellt:

Dienstzeitbescheinigung

Unmittelbar nach dem Ende des Freiwilligendienstes muss eine Dienstzeitbescheinigung ausgestellt werden. Dies gilt auch im Falle eines Abbruches oder Einsatzstellenwechsels. Die Ausstellung erfolgt entweder durch die Einsatzstelle oder durch die Aufnahmeorganisation. Es ist darauf zu achten, dass die Daten der Dienstzeitbescheinigung mit den Ein- und Ausreisedaten der BFD-Vereinbarung übereinstimmen.

Die Dienstzeitbescheinigung bekommen die Freiwilligen nach ihrem Dienst ausgehändigt. Ein Scan wird von der Aufnahmeorganisation oder der Einsatzstelle per E-Mail ans BAFzA geschickt, dafür kann die untenstehende Vorlage verwendet werden.

E-Mail: bfd-dzb@bafza.bund.de
Dienstzeitbescheinigung (PDF)