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Vereinbarungen und Namenslisten
Bevor die Freiwilligen ihren Dienst beginnen können, müssen die BFD- und die Zusatzvereinbarungen vorbereitet werden und die Daten der Freiwilligen per Namensliste übermittelt werden. Zudem werden vor Dienstbeginn die Visa für die Freiwilligen beantragt. Nach dem Ende des Freiwilligendienstes werden Dienstzeitbescheinigungen ausgestellt.
Einen Überblick über das gesamte Verfahren finden Sie in folgendem Schaubild:
weltwärts Süd-Nord und BFD: die wichtigsten Schritte im Überblick
Erklärvideo weltwärts Süd-Nord: Von der BFD-Vereinbarung bis zur Dienstzeitbescheinigung
Folge 1
Erklärvideo weltwärts Süd-Nord: Von der BFD-Vereinbarung bis zur Dienstzeitbescheinigung
Folge 2
BFD-Vereinbarung
Die sogenannte BFD-Vereinbarung zwischen den Freiwilligen und dem BAFzA ist die rechtliche Grundlage für die Einreise der Freiwilligen und die Beantragung ihres Visums. Sie muss darüber hinaus von der Trägerorganisation und dem rechtsträger der Einsatzstelle mitgezeichnet werden.
Bitte nutzen Sie als Trägerorganisation ausschließlich die aktuellste Version der BFD-Vereinbarung. Sie finden diese auf den Seiten des BAFzA als erstes Dokument („Vereinbarung und Präambel - PDF“) unter folgendem Link:
Der Weg der BFD-Vereinbarung im Überblick:
- Ab 4 Monate vor geplanter Einreise: Ausfüllen und Unterschrift durch Trägerorganisation und den Rechtsträger der Einsatzstelle (beachten Sie dazu die Ausfüllhilfe). Die Freiwilligen müssen die Vereinbarungen zu diesem Zeitpunkt noch nicht unterschreiben.
- Versand per Post in dreifacher Ausführung an das BAFzA. Rücksendungen von fehlerhaften Vereinbarungen gehen automatisch an den/die Absender/in zurück. Nutzen Sie daher unsere Vorlage für ein Anschreiben ans BAFzA (insbesondere wenn die Einsatzstelle die Vereinbarung ans BAFzA schickt), damit die vom BAFzA unterzeichneten Vereinbarungen bei Ihnen als Trägerorganisation ankommen.
- Sobald die BFD-Vereinbarung vom BAFzA unter Vorbehalt genehmigt (gestempelt/unterschrieben) wurde, erhalten Sie als Trägerorganisation die Vereinbarung vom BAFzA zurück. Auf dem Anschreiben ist die Freiwilligenkennung angegeben, die allen Freiwilligen zugeteilt wird. Unmittelbar nach Dienstbeginn: erfolgt die Unterschrift der BFD-Vereinbarung durch die Freiwilligen. Damit wird die Vereinbarung wirksam.
- Versand der von den Freiwilligen unterschriebenen BFD-Vereinbarung per Mail ans BAFzA und an Engagement Global mit der Dienstantrittsmeldung.
referat-203@bafza.bund.de
Zusatzvereinbarung
Engagement Global arbeitet mit den Originaldokumenten des Bundesfreiwilligendienstes. Durch die Zusatzvereinbarung wird den Besonderheiten der Süd-Nord Komponente Rechnung getragen und sichergestellt, dass die Trägerorganisationen – und nicht die Einsatzstellen – alle anfallenden Kosten durch die BMZ-Zuwendung decken und keine Ausgaben im Sinne des § 17 Bundesfreiwilligendienstgesetz (BFDG) beim BAFzA geltend gemacht werden. Die Trägerorganisationen tragen die Verantwortung dafür, dass der Dienst einerseits gemäß der Bestimmungen der Süd-Nord Komponente und andererseits gemäß der BFD-Richtlinien durchgeführt wird.
Der Weg der Zusatzvereinbarungen im Überblick:
- Ausfüllen durch Trägerorganisation und Unterschriften von Trägerorganisation und der Einsatzstelle bzw. ihrem Rechtsträger, zeitgleich mit der BFD-Vereinbarung. Engagement Global muss auf der Zusatzvereinbarung nicht unterschreiben.
- Unmittelbar nach Dienstbeginn erfolgt die Unterschrift der Freiwilligen.
- Die Zusatzvereinbarung verbleibt bei den Unterlagen der Trägerorganisation. Sie muss weder an Engagement Global noch ans BAFzA gesendet werden.
Downloads
Namenslisten
Damit die Freiwilligen bei Engagement Global registriert sind und Ausgaben für sie abgerechnet werden können, wird die Namensliste mit den Daten der Freiwilligen digital an Engagement Global gesendet.
In die Namenslisten wird die Freiwilligenkennung eingetragen, die der Trägerorganisation mit der vom BAFzA zurückgesendeten BFD-Vereinbarung mitgeteilt wurde.
In manchen Fällen fehlen noch die Passnummern einiger Freiwilliger. Um Verzögerungen in der Bearbeitung zu vermeiden, kann notfalls statt der Passnummer „wird nachgereicht“ eingetragen werden. Dies sollte, wenn möglich, jedoch vermieden werden.
Für die Namensliste wird das unten zum Download bereitgestellte Formular genutzt und über den Button „Per E-Mail senden“ an Engagement Global geschickt:
antrag@weltwaerts.de
Namensliste der Süd-Nord Freiwilligen
Mithilfe der Excel-Vorlage für die Namensliste können Freiwilligenlisten per XML-Schnittstelle in das Formular „Namensliste“ übertragen werden. Dies empfiehlt sich insbesondere für Träger mit vielen Freiwilligen.
Begleitschreiben für die Visabeantragung
Zur Beantragung der Visa für die Freiwilligen kann ein entsprechendes Begleitschreiben von Engagement Global hilfreich sein. Wenn die Träger- und die Partnerorganisation dies wünschen, können Sie ein Visabegleitschreiben formlos per E-Mail beantragen. Für die Ausstellung von Visabegleitschreiben ist es notwendig, dass die Freiwilligen bereits per Namensliste gemeldet wurden.
E-Mail an: zentralstelle-sued-nord@engagement-global.de
Die Begleitschreiben werden per Cloud-Upload bereitgestellt. Die Zugangsdaten für die Cloud erhalten alle Trägerorganisationen nach ihrer Anerkennung als Träger im weltwärts-Programm.
Dienstantrittsmeldung
Sobald die Freiwilligen eingereist sind, erfolgt die Dienstantrittsmeldung zeitgleich ans BAFzA und an Engagement Global.
Die Dienstantrittsmeldung erfolgt mit dem Formular „Änderungen zum Freiwilligendienst mitteilen“. Die Dienstantrittsmeldung wird unter Angabe der Freiwilligenkennung zusammen mit der vollständig unterzeichneten BFD-Vereinbarung von der Trägerorganisation als Scan ans BAFzA sowie an Engagement Global im cc geschickt.
Bitte achten Sie darauf, für jede Freiwillige und jeden Freiwilligen eine separate E-Mail zu schicken. Doppel- oder Mehrfachnennungen in einer E-Mail werden aus Datenschutzgründen vom BAFzA nicht bearbeitet.
Der tatsächliche Dienstbeginn ist immer das Einreisedatum, auch wenn die Freiwilligen zunächst ein Seminar oder einen Sprachkurs besuchen. Die Einsatzstellen müssen die Freiwilligen für diese Zeit offiziell vom Dienst freistellen, damit diese während der gesamten Dauer des Dienstes sozialversichert sind.
Dienstzeitbescheinigung
Unmittelbar nach dem Ende des Freiwilligendienstes muss eine Dienstzeitbescheinigung ausgestellt werden. Dies gilt auch im Falle eines Abbruches oder Einsatzstellenwechsels. Die Ausstellung erfolgt entweder durch die Einsatzstelle oder durch die Trägerorganisation. Es ist darauf zu achten, dass die Daten der Dienstzeitbescheinigung mit den Ein- und Ausreisedaten der BFD-Vereinbarung übereinstimmen.
Die Dienstzeitbescheinigung bekommen die Freiwilligen nach ihrem Dienst ausgehändigt. Ein Scan wird von der Trägerorganisation oder der Einsatzstelle per E-Mail ans BAFzA geschickt, dafür kann die untenstehende Vorlage verwendet werden.
bfd-dzb@bafza.bund.de
Dienstzeitbescheinigung (Link zur Website des BFD)
Qualifiziertes Dienstzeugnis
Unmittelbar nach dem Ende des Freiwilligendienstes muss ein qualifiziertes Dienstzeugnis ausgestellt werden. Dies gilt auch im Falle eines Abbruchs. Das Zeugnis enthält Angaben zur Art und Dauer der ausgeübten Tätigkeit, zu berufsqualifizierenden Merkmalen (einschließlich solcher, die während der Seminare erworben wurden) sowie eine Beurteilung des Einsatzes. Die Ausstellung des qualifizierten Dienstzeugnisses erfolgt durch die Einsatzstelle in deutscher Sprache.
Bei der Ausstellung des Zeugnisses kann die untenstehende Vorlage verwendet werden.
Die genauen Anforderungen für Dienstzeugnisse sind den Leitlinien zum Bundesfreiwilligendienst zu entnehmen.
Leitlinien zum Bundesfreiwilligendienst
Das Zeugnis wird den Freiwilligen unmittelbar nach Dienstende ausgehändigt. Das Dokument muss dem BAFzA und der Koordinierungsstelle weltwärts nicht übersandt werden.
Die Einsatzstellen müssen die Ausstellung der qualifizierten Dienstzeugnisse bei Einsatzstellen-Prüfungen durch das BAFzA nachweisen.
Tage ohne Erstattungsanspruch
Unmittelbar nach Dienstende erfolgt durch die Einsatzstelle eine Meldung von Tagen ohne Erstattungsanspruch im Bundesfreiwilligendienst an das BAFzA. Dies betrifft ausschließlich Freiwillige, bei denen Tage ohne Erstattungsanspruch vorliegen. Bitte füllen Sie das aktuelle Formular für betreffende Freiwillige einzeln aus und senden es als Scan an die nachfolgende E-Mail-Adresse.
Die Meldung muss der Koordinierungsstelle weltwärts nicht übersandt werden.
Das Formular "Tage ohne Erstattungsanspruch" finden Sie hier: