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Vereinbarungen und Namenslisten

Nach Abschluss des Weiterleitungsvertrages und mit Beginn des vertraglich vereinbarten Förderzeitraumes kann mit der Umsetzung des Freiwilligendienstes begonnen werden. Nach Vertragsabschluss können Fördermittel bei Engagement Global angefordert und die Daten der Freiwilligen per Namensliste übermittelt werden. Darüber hinaus müssen die BFD- und die Zusatzvereinbarungen zwischen allen beteiligten Vertragsparteien – der Aufnahmeorganisationen, Engagement Global, dem BAFzA, der Einsatzstelle und den Freiwilligen – geschlossen werden. Zudem finden sich auf dieser Seite Informationen zur Unterstützung bei der Beantragung von Visa und zu Dienstzeitbescheinigungen, die Freiwilligen nach Ende des Freiwilligendienstes mit weltwärts ausgestellt wird.

Weiterleitungsvertrag schließen

Bei Bewilligung des Bundesmittelantrages wird von Engagement Global ein Weiterleitungsvertrag ausgestellt, in dem der Finanzplan verbindlich festgelegt ist. Nach Abschluss des Weiterleitungsvertrages und mit Beginn des vertraglich vereinbarten Förderzeitraumes kann mit der Umsetzung der Maßnahme begonnen werden. Trägerorganisationen sollten sich mit dem Weiterleitungsvertrag im Vorfeld vertraut machen und ihn vollständig und sorgfältig lesen: Der Vertrag enthält inhaltliche und zuwendungsrechtliche Rahmenbedingungen, Regelungen und Verfahren mit Blick auf die Umsetzung und Abrechnung des Freiwilligendienstes.

Näheres zur Förderung und ihrer Abrechnung sind dem „Leitfaden zur Mittelverwendung und Mittelabrechnung für das weltwärts-Programm“ (Mittelleitfaden) zu entnehmen.

Leitfaden zur Mittelverwendung und Mittelabrechnung für das weltwärts-Programm (PDF)

Wichtiger Hinweis

Es sind nur Ausgaben zuwendungsfähig, die innerhalb des vertraglich vereinbarten Förderzeitraumes anfallen.

Der Förderzeitraum beginnt mit dem Datum des Vertragsabschlusses, also frühestens mit dem Datum, an dem auch der Zuwendungsempfänger den Weiterleitungsvertrag unterzeichnet und ein Exemplar an Engagement Global zurückgeschickt hat. Ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn kann im Vorfeld schriftlich beantragt werden.

Als Maßnahmenbeginn gilt auch der Abschluss von Lieferungs- oder Leistungsverträgen.

Mittel anfordern

Nach Inkrafttreten des Weiterleitungsvertrages ist es möglich, über das Formular "Mittelanforderung für Entsendungen im weltwärts-Programm" Fördermittel bei Engagement Global anzufordern.

Die Fördermittel dürfen nur anteilig mit den vorgesehenen eigenen und sonstigen Mitteln genutzt und nur für den in einem Zeitraum von sechs Wochen anfallenden Mittebedarf angefordert werden.

Das ausgefüllte Formular ist sowohl elektronisch als auch postalisch in identischer Form mit Unterschrift bei Engagement Global einzureichen.

Hinweise zum Anforderungszeitraum

Bei Angaben zum Anforderungszeitraum ist die Einhaltung einer Verausgabungsfrist von sechs Wochen zu beachten. Liegt der Anforderungszeitraum noch größtenteils in der Zukunft, dürfen die Fördermittel trotzdem erst sechs Wochen vor Ende des angeforderten Zeitraums ausbezahlt werden. Werden Fördermittel abgerufen, aber nicht fristgerecht verwendet oder an Engagement Global zurückgezahlt, werden Zinsen erhoben.

Eine Mittelanforderung umfasst immer nur ein Haushaltsjahr. Der Anforderungszeitraum endet deshalb immer spätestens mit dem 31. Dezember des betreffenden Haushaltsjahres. Im Weiterleitungsvertrag für ein bestimmtes Haushaltsjahr vereinbarte Fördermittel verfallen, wenn sie bis dahin nicht angefordert werden. Damit Fördermittel zum Ende des Jahres noch ausgezahlt werden können, sollte die letzte Mittelanforderung bis spätestens 5. Dezember des betreffenden Haushaltsjahres erfolgt sein.

Einhaltung des vereinbarten BMZ-Finanzierungsanteils

Entsprechend den allgemeinen zuwendungsrechtlichen Vorschriften erfolgt der Abruf der Mittel in einem anteiligen Verhältnis der bewilligten BMZ-Zuwendung zum Eigenanteil der Trägerorganisation. Maßgeblich ist das im Weiterleitungsvertrag vereinbarte Finanzierungsverhältnis.

Mittelanforderung für Aufnahmen im weltwärts-Programm (PDF)

BFD-Vereinbarung

Die sogenannte BFD-Vereinbarung zwischen den Freiwilligen und dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) ist die rechtliche Grundlage für die Einreise der Freiwilligen und die Beantragung ihres Visums. Sie muss außerdem von der Aufnahmeorganisation und der Einsatzstelle bzw. ihrem Rechtsträger sowie Engagement Global als Zentralstelle im BFD unterzeichnet werden.

Die BFD-Vereinbarung muss von der Aufnahmeorganisation daher per Post an Engagement Global geschickt werden.

Bitte nutzen Sie als Aufnahmeorganisation ausschließlich die aktuellste Version der BFD-Vereinbarung. Sie finden diese auf den Seiten des BAFzA als erstes Dokument („Vereinbarung und Präambel - PDF“) unter folgendem Link:

Zur Website des BFD

Der Weg der BFD-Vereinbarung im Überblick:

  1. Ausfüllen und Unterschrift durch Aufnahmeorganisation und Einsatzstelle bzw. Rechtsträger – per Post in dreifacher Ausführung an Engagement Global
  2. Vorprüfung und Unterschrift durch Engagement Global – per Post ans BAFzA
  3. Vorbehaltliche Unterschrift des BAFzA – per Post zurück an Aufnahmeorganisation
  4. Spätestens unmittelbar nach Einreise der Freiwilligen: Unterschrift durch Freiwillige/n. Die vollständig unterzeichnete BFD-Vereinbarung wird von der Aufnahmeorganisation als Scan gemeinsam mit der Zusatzvereinbarung an Engagement Global geschickt.
  5. Dienstantrittsmeldung: Die vollständig unterzeichnete BFD-Vereinbarung wird ebenfalls von der Aufnahmeorganisation als Scan an das BAFzA geschickt. In dieser Mail wird auch die Wohnadresse des/der Freiwilligen und der tatsächliche Dienstbeginn – dies ist immer das Einreisedatum! – mitgeteilt. Im Betreff der Email muss die Freiwilligenkennung genannt werden, die Sie mit der BFD-Vereinbarung erhalten.

     

    E-Mail: referat-203@bafza.bund.de

Falls sich das Einreisedatum verschoben haben sollte, wird dies von der Aufnahmeorganisation handschriftlich in der BFD-Vereinbarung geändert und im Anschreiben an Engagement Global und an das BAFzA mitgeteilt. Falls sich durch die Verschiebung des Einreisedatums auch das Enddatum des Dienstes verschiebt, wird Engagement Global dies per untenstehendem Formular „Änderungsmitteilung zur Dienstzeit“ mitgeteilt. Engagement Global leitet das Formular dann ans BAFzA weiter.

 

Damit das Verfahren reibungslos funktioniert, Freiwillige ihre Visa rechtzeitig beantragen und wie geplant einreisen können, sind folgende Hinweise bezüglich der BFD-Vereinbarung zu beachten:

  • Es muss die korrekte SOE-Nummer angeben werden. Im BFD hat jede Aufnahmeorganisation eine für weltwärts spezifische SOE-Nummer.
  • Unter Punkt 3 (Taschengeld und Sachleistungen) müssen alle relevanten Felder ausgefüllt sein
  • wenn die Freiwilligen kostenlos Unterkunft/Verpflegung erhalten, legen Sie bitte ein formloses Bestätigungsschreiben bei. Auch muss hier auf die sich jährlich ändernden Maximalwerte für Taschengeld und Sachbezugswerte geachtet werden. Minimalwerte gibt es hier nicht.

Zum „Beiblatt zur Vereinbarung für den Bundesfreiwilligendienst":

  • Das Beiblatt muss auch von der Einsatzstelle unterzeichnet werden.
  • Die Zentralstellennummer und die Abrechnungsstelle müssen unbedingt korrekt sein.
  • Zentralsstellennummer (ZST): DE 00022
  • Abrechnungsstelle (AST): 0524287 (unter Punkt 3-5 auf dem Beiblatt). Die Zentralstellennummer ordnet die Freiwilligen und den Einsatzplatz Engagement Global als Zentralstelle und somit der weltwärts Süd-Nord Komponente zu.
  • Die Aufnahmeorganisation unterschreibt in dem Feld „Träger“. Das Feld "Zentralstelle" muss für Engagement Global frei bleiben.

Weitere Infos zum Vorgehen bei einer Verzögerung der Einreise werden auf folgender Seite bereitgestellt:

Zusatzvereinbarung

Da Engagement Global mit den Originaldokumenten des Bundesfreiwilligendienstes arbeitet, wird durch die Zusatzvereinbarung sichergestellt, dass innerhalb der Süd-Nord Komponente die Aufnahmeorganisationen – und nicht die Einsatzstellen – durch die BMZ-Zuwendung für alle anfallenden Kosten aufkommen. Die Aufnahmeorganisationen tragen die Verantwortung dafür, dass der Dienst einerseits gemäß den Bestimmungen der Süd-Nord Komponente und andererseits gemäß der BFD-Richtlinien durchgeführt wird.

 

Der Weg der Zusatzvereinbarungen im Überblick:

  1. Ausfüllen durch Aufnahmeorganisation und Unterschriften von Aufnahmeorganisation und der Einsatzstelle bzw. ihrem Rechtsträger – per Post in zweifacher Ausführung an Engagement Global – gemeinsam mit der BFD-Vereinbarung.
  2. Unterschrift von Engagement Global – per Post zurück an die Aufnahmeorganisation
  3. Spätestens unmittelbar nach der Einreise – Unterschrift des/der Freiwillige/n. Eine vollständig unterzeichnete Zusatzvereinbarung wird als Scan gemeinsam mit der BFD-Vereinbarung von der Aufnahmeorganisation an Engagement Global geschickt.

Namenslisten

Begleitschreiben für die Visabeantragung

Zur Beantragung der Visa für die Freiwilligen kann ein entsprechendes Begleitschreiben von Engagement Global förderlich sein. Wenn die Aufnahme- und die Partnerorganisation dies wünschen, wird Engagement Global von der Aufnahmeorganisation darüber informiert. Gleichzeitig wird die unten zum Download bereitgestellte Tabelle mit den Daten der betreffenden Freiwilligen von der Aufnahmeorganisation ausgefüllt und Engagement Global via Cloud-Upload bereitgestellt. Die Zugangsdaten erhalten alle Aufnahmeorganisation nach ihrer Anerkennung als Träger im weltwärts-Programm.

Daten Visabegleitschreiben weltwärts Süd-Nord

Dienstzeitbescheinigung

Unmittelbar nach dem Ende des Freiwilligendienstes muss eine Dienstzeitbescheinigung ausgestellt werden. Dies gilt auch im Falle eines Abbruches oder Einsatzstellenwechsels. Die Ausstellung erfolgt entweder durch die Einsatzstelle oder durch die Aufnahmeorganisation. Es ist darauf zu achten, dass die Daten der Dienstzeitbescheinigung mit den Ein- und Ausreisedaten der BFD-Vereinbarung übereinstimmen.

Die Dienstzeitbescheinigung bekommen die Freiwilligen nach ihrem Dienst ausgehändigt. Eine Kopie wird von der Aufnahmeorganisation direkt ans BAFzA geschickt, dafür kann die die untenstehende Vorlage verwendet werden.

E-Mail: referat-203@bafza.bund.de
Dienstzeitbescheinigung (PDF)