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Weiterleitungsvertrag schließen

Weiterleitungsvertrag, Mittelabruf und Namensliste

Auf dieser Seite finden Sie wichtige Informationen zum Weiterleitungsvertrag, zur Auszahlung der Fördermittel für weltwärts-Entsendungen sowie zur Meldung von Freiwilligen per Namensliste.

Weiterleitungsvertrag schließen

Bei Bewilligung des Bundesmittelantrages wird ein Weiterleitungsvertrag ausgestellt, indem der Finanzplan hinsichtlich seines Gesamtergebnisses verbindlich festgelegt ist. Jetzt dürfen Sie mit der Maßnahme beginnen.

Die Ausgaben der Finanzplanposition 1 und 2 dürfen um bis zu 20 Prozent überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen beim anderen Einzelansatz ausgeglichen werden kann. Diese 20-prozentige gegenseitige Deckungsfähigkeit gilt allerdings nur zwischen den Einzelansätzen „Fachlich-pädagogische Begleitung“ und „Durchführungsausgaben“.

Die Ausgaben für die Gesundheitsvorsorge sind nicht deckungsfähig mit den Ausgaben für fachlich-pädagogische Begleitung (Finanzplanposition 1) und Durchführung (Finanzplanposition 2). Dies bedeutet, dass beantragte Mittel für Finanzplanposition 3 nicht für eine der beiden anderen Positionen verwendet werden dürfen. Einzelheiten zur Förderung und ihrer Abrechnung sind dem „Leitfaden zur Mittelverwendung und Mittelabrechnung für das weltwärts-Programm“ (Mittelleitfaden) zu entnehmen.

Wichtiger Hinweis

Es sind nur Ausgaben zuwendungsfähig, die innerhalb des bewilligten Förderzeitraumes anfallen. Da der Bewilligungsbeginn das Datum ist, zu dem der Träger den Weiterleitungsvertrag unterschreibt und an Engagement Global zurückschickt, dürfen Sie erst nach der Unterzeichnung des Weiterleitungsvertrages mit der Maßnahme beginnen.

Mittel anfordern

Nachdem der Weiterleitungsvertrag geschlossen wurde, können Sie die Fördermittel mit dem Formular "Mittelanforderung" bei der Koordinierungsstelle weltwärts für die in einem Zeitraum von sechs Wochen anfallenden Kosten abrufen. Die Verausgabungsfrist in den Partnerländern beträgt davon abweichend vier Monate.

Entsprechend den allgemeinen zuwendungsrechtlichen Vorschriften erfolgt der Abruf der Mittel in einem anteiligen Verhältnis von jeweils bis zu höchstens 75 Prozent Zuwendungsmittel und 25 Prozent Eigenanteil der Entsendeorganisation.

Namensliste einreichen

Bis spätestens acht Wochen vor Ausreise der Freiwilligen müssen Sie der Koordinierungsstelle weltwärts die Namen und Daten der Freiwilligen mitteilen, für die Ihnen Bundesmittel bewilligt wurden. Dazu gehören die Heimatadresse, das Geburtsdatum sowie die Einsatzzeit der Freiwilligen und die Zuordnung auf einen registrierten weltwärts-Einsatzplatz. Nutzen Sie hierzu bitte das Formular Namensliste.

Wichtiger Hinweis

Sollten sich vor Ausreise Änderungen gegenüber der bereits eingereichten Namensliste ergeben, so teilen Sie diese Änderungen vor Ausreise durch Zusendung einer neuen Namensliste mit. Senden Sie uns in diesem Fall bitte eine gesonderte Namensliste zu, die nur die Daten derjenigen Freiwilligen enthält, bei denen es Änderungen oder Korrekturen gab und möglichst keine Daten von Freiwilligen, bei denen es keine Änderungen gab. Dies ermöglicht uns eine deutlich schnellere Bearbeitung und vermeidet Dubletten in den Besetzungslisten.

Wenn sich nach Einreichen der Namensliste die Ausreisedaten aufgrund von geänderten Flügen oder Visaproblemen um mehr als zwei Wochen nach hinten verschieben, sind diese geänderten Einsatzzeiträume vor Ausreise erneut per Namensliste mitzuteilen. Die geänderten Einsatzzeiträume sind zudem immer dann mitzuteilen, wenn sich die geänderten Einsatzzeiten auf die Berechnung der Freiwilligenmonate auswirken.

Bitte beachten Sie daher auch in diesem Zusammenhang die Berechnung der Einsatzmonate: Die Zuwendung des BMZ wird für Einsatzmonate gewährt, d.h. nicht zwingend für Kalendermonate. Der erste Einsatzmonat beginnt mit dem Datum der Ausreise und endet mit Ablauf des Tages vor diesem Datum im Folgemonat. Beginnt der Freiwilligendienst zum Beispiel an einem 10. Juli, geht der erste Einsatzmonat vom 10. Juli bis 09. August. Der zweite Einsatzmonat beginnt am 10. August und endet mit dem 09. September usw. Bei der Berechnung der Einsatzmonate für die Zuwendung gilt die so genannte „15+1“-Regel: Der letzte Einsatzmonat wird dann als förderfähiger Einsatzmonat anerkannt, wenn er noch mindestens 15 + 1 Tage umfasst (siehe hierzu auch die Erläuterungen und Beispiele im Mittelleitfaden unter „Berechnung der Einsatzmonate“ in Kap. 9.1.1 auf S. 34).

Abweichend von dem oben erläuterten Vorgehen nutzen Sie für die Meldung von Änderungen nach der Ausreise bitte das Formular "Mitteilung zu Storno/Abbruch/Verlängerung oder Projektwechsel eines/einer Freiwilligen".

Daten in die Namensliste importieren

Sie haben die Möglichkeit, selbst generierte XML-Daten in das Formular "Namensliste" zu importieren. Die Generierung von XML-Daten bietet sich für größere Organisationen an, die selbst eine Datenbank mit den Ausreisedaten ihrer Freiwilligen pflegen. Sollten Sie Microsoft Excel (ab Version 2007) benutzen, ist auch die Umwandlung von Excel-Dateien in das XML-Format des Formulars möglich. Nutzen Sie dazu die folgenden Excel-Vorlagen (mit der Excel-Version 2003 oder kleiner lassen sich aus dieser Datei keine XML-Daten generieren):

Um die Excel-Vorlage als XML-Datei abzuspeichern, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den blauen Tabellenbereich und wählen Sie den Befehl "XML - Exportieren". Anschließend müssen die Daten in das PDF-Formular importiert werden. Dazu können Sie die Formular-Schaltfläche „Datenimport“ nutzen. In dem sich öffnenden Dialogfeld muss die zuvor erstellte XML-Datei aufgerufen werden. Die Daten der Freiwilligen sollten nun im Formular erscheinen. Nach der Ergänzung der Kopfdaten können Sie die Namensliste über die Formular-Schaltfläche „Per E-Mail senden“ an die Koordinierungsstelle weltwärts senden.

Bitte beachten Sie, dass die Koordinierungstelle weltwärts eine Beratung, die über die angebotenen Informationen und Dateien hinausgeht, aus Kapazitätsgründen nicht leisten kann.