Nachweise
Erhalten Antragsteller eine Projektförderung im Rahmen von weltwärts-Begegnungen, müssen Nachweise eingereicht werden. Die Nachweise bestehen immer aus einem Finanzbericht (zahlenmäßiger Nachweis) sowie einem Sachbericht.
Je nach Projektdauer unterscheiden sich die zu erbringenden Nachweise:
| Projekte mit einer Laufzeit von über einem Jahr | Projekte mit einer Laufzeit von bis zu einem Jahr |
|---|---|
| 1. Zwischennachweis pro Kalenderjahr bestehend aus · einem Finanzbericht* und · einem Sachbericht** |
1. Verwendungsnachweis nach Projektende bestehend aus · einem Finanzbericht* und · einem Sachbericht** |
| 2. Verwendungsnachweis nach Projektende bestehend aus · einem Finanzbericht* und · einem Sachbericht** |
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Zwischennachweis
Ein Zwischennachweis ist nur bei geförderten Projekten einzureichen, die länger als ein Jahr laufen. Der Zwischennachweis besteht aus einem Finanzbericht sowie einem Sachbericht.
Finanzbericht
Bei Projekten mit einer Laufzeit von über einem Jahr muss jeweils zum 31.03. des abgeschlossenen Haushaltsjahres ein finanzieller Zwischennachweis (zahlenmäßiger Nachweis ohne Belegliste) erstellt werden. Der Finanzbericht muss die in diesem Jahr erhaltene Förderung sowie die gesamten Ausgaben und Einnahmen enthalten.
Sachbericht
Mit dem jährlichen Zwischennachweis ist auch ein Sachbericht vorzulegen. Im Bericht ist darzustellen, ob das beabsichtigte Ziel des Projekts vollständig oder in Teilen im geförderten Haushaltsjahr erreicht werden konnte (Soll-Ist-Vergleich).
Hinweis
- Bei Projekten mit einem Projektbeginn im letzten Quartal eines Haushaltsjahres (das heißt der Projektbeginn liegt zwischen dem 1. Oktober und 31. Dezember) kann der Sachbericht mit dem nächstfälligen Sachbericht (entweder eines weiteren Zwischennachweises oder dem finalen Verwendungsnachweis) verbunden werden.
- Der Finanzbericht bleibt davon unberührt und muss für jedes abgeschlossene Haushaltsjahr eingereicht werden.
Verwendungsnachweis
Der Verwendungsnachweis wird nach Projektende erstellt und muss innerhalb von drei Monaten nach dem Ende des Bewilligungszeitraums eingereicht werden.
Finanzbericht
Der Verwendungsnachweis umfasst einen Finanzbericht (zahlenmäßiger Nachweis), der eine Gesamtaufstellung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Projekts umfasst. Dem Finanzbericht ist eine Belegliste beizufügen. Die Zusendung von Belegen ist nur nach Aufforderung notwendig.
Sachbericht
In dem Sachbericht zum Verwendungsnachweis berichten die Projektpartner über sämtliche Erfahrungen im gesamten Projektzeitraum sowie über die Zielerreichung des Projekts und mögliche Herausforderungen bei der Durchführung (zusammenfassender Soll-Ist-Vergleich). Dazu verweisen wir auf unsere beiden Dokumente zum Programmablauf für die Begegnungs- und Nicht-Begegnungsphasen, um alle Aktivitäten im Rahmen des Projekts aufzuführen.
Für alle Veranstaltungen, die im Rahmen des Projekts durchgeführt wurden, sind Teilnehmendenlisten zu führen und als Anlage in Kopie dem Sachbericht beizufügen.
Alle Materialien und Publikationen, die im Rahmen des Projekts veröffentlicht wurden, sind dem Verwendungsnachweis beizulegen.
Hinweis
- * Der Finanzbericht muss aus haushaltsrechtlichen Gründen mindestens vom deutschen Projektpartner unterschrieben werden.
- ** Der Sachbericht kann in Teilen oder vollständig auf Englisch, Französisch und Deutsch von beiden Partnern entweder gemeinsam oder getrennt voneinander eingereicht werden. Ein gemeinsam ausgefüllter Sachbericht muss von beiden Partnern unterschrieben werden. Wenn der Sachbericht getrennt eingereicht wird, unterschreibt jeweils der Partner, der das Dokument erstellt hat. Der Sachbericht gilt erst als komplett, wenn beide Partner den Sachbericht eingereicht haben.
- Sowohl die Zwischennachweise als auch der Verwendungsnachweis sind mit allen notwendigen Anlagen zur jeweiligen Frist im Weiterleitungsvertrag sowohl digital an folgende E-Mail-Adresse einzureichen:
ww-begegnung@engagement-global.de
Als auch postalisch an: Engagement Global gGmbH, Zentraler Programmservice, Tulpenfeld 7, 53113 Bonn