Informationen für Entsendeorganisationen
Beantragung der Fördermittel
Soweit Einsatzplätze vom BMZ anerkannt sind, können die entsprechenden Zuschussmittel mit einem einfachen Formblatt beantragt werden. Untenstehend finden Sie das entsprechende Formular ("Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung im Rahmen des entwicklungspolitischen Freiwilligenprogramms weltwärts" einschließlich Anlage 1), mit dem Sie die Zuschussmittel für die jeweils konkret geplanten Entsendungen im Kalenderjahr gebündelt beantragen können. Bitte reichen Sie diesen Antrag möglichst frühzeitig ein.
Der Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung ist die Voraussetzung für den Weiterleitungsvertrag und somit für die Auszahlung der Bundesmittel durch das weltwärts-Sekretariat an die Entsendeorganisationen.
Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung herunterladen (PDF)
Beim Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung haben Sie ab sofort die Möglichkeit, die Namen Ihrer Teilnehmer/-innen noch offenzulassen. Bis spätestens 4 Wochen vor der Ausreise der Freiwilligen müssen Sie diese jedoch dem weltwärts-Sekretariat mitteilen. Nutzen Sie hierzu bitten die Namensliste.
Sie können die Namensliste auch zusammen mit dem Antrag einreichen, wenn Ihnen zu diesem Zeitpunkt die Namen Ihrer Teilnehmer/-innen bereits bekannt sind.
Namensliste herunterladen (PDF)
Um Ihnen den Ablauf des Verfahrens noch einmal zu verdeutlichen, bieten wir Ihnen hier ein Ablaufschema für den Antrag auf Bundeszuwendung an.
Wenn Sie sehr viele Einsatzplätze bzw. Freiwillige in die Formulare einfügen wollen, können Sie die dafür nötigen XML-Daten selbst erzeugen und in die Formulare importieren.
Mittelanforderung
Nach der Bewilligung der Zuschussmittel durch das BMZ, können Sie die Barmittel mit dem Formblatt zur "Mittelanforderung" beim weltwärts-Sekretariat für die in einem Zeitraum von 2 Monaten anfallenden Kosten abrufen. Entsprechend den allgemeinen zuwendungsrechtlichen Vorschriften erfolgt der Abruf der Mittel in einem anteiligen Verhältnis von jeweils bis zu höchstens 75% Zuwendungsmittel und 25% Eigenanteil der EO.
Mittelanforderung herunterladen (PDF)
Auch für dieses Verfahren bieten wir Ihnen hier noch einmal ein Ablaufschema für Mittelanforderungen an.
Zwischennachweis - Verwendungsnachweis
Jeweils zum Jahresende erstellen die Entsendeorganisationen einen Zwischennachweis. In diesem werden die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des vergangenen Jahres dargestellt. Mit dem jährlichen Zwischennachweis ist auch ein Sachbericht über den Projektverlauf im abgelaufenen Kalenderjahr vorzulegen. Im Bericht ist darzustellen, ob das beabsichtigte Ziel voraussichtlich erreicht wird bzw. erreicht worden ist (Soll-Ist-Vergleich). Der Zwischennachweis muss dem weltwärts-Sekretariat bis spätestens 30.04. des Folgejahres vorliegen.
Zwischennachweis herunterladen (PDF)
Checkliste zum Zwischennachweis herunterladen (PDF)
Der Verwendungsnachweis ist spätestens sechs Monate nach Beendigung einer Maßnahme zu erstellen (Weiterleitungsvertrag). Er umfasst einen Finanzbericht, der eine Gesamtaufstellung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Maßnahme darstellt, sowie einen Sachbericht. In diesem berichtet die Entsendeorganisation über sämtliche im Berichtszeitraum erfolgten Entsendungen und die erzielten Ergebnisse (zusammenfassender Soll-Ist-Vergleich).
Der Verwendungsnachweis wird von jeder Entsendeorganisation pro Weiterleitungsvertrag für den angegebenen Bewilligungszeitraum erstellt. Ein Vergleich von den im Antrag angegebenen Wirkungen, Maßnahmen und Finanzmitteln mit der tatsächlichen Durchführung des Projektes soll damit möglich sein.
Verwendungsnachweis (zahlenmäßiger Nachweis) herunterladen (PDF)
Verwendungsnachweis (Sachbericht) herunterladen (PDF)
Checkliste zum Verwendungsnachweis herunterladen (PDF)
Für den Verwendungsnachweis ist es notwendig, eine Belegliste beizufügen. Sie können hierfür eigene Listen verwenden oder wahlweise auf folgendes Formblatt zurückgreifen:
Belegliste herunterladen (optional)
Der zugrunde liegende Finanzierungsplan ist Teil des Antrags auf Gewährung einer Bundeszuwendung. Bis zur Version 1.4 ist der Eigenanteil der Entsendeorganisation als eigene Position aufgeführt. Bitte teilen Sie Ihre dort angegebenen Mittel anteilig auf die Kostenpositionen 1, 2 und 3 auf. Sie können die Aufteilung mit Hilfe dieser Excel-Datei vornehmen:
Aufteilung des Eigenanteils auf die Kostenpositionen
Abrechnung der Zuwendung
Zur Abrechnung der Zuwendungen im Rahmen der Zwischen- und Verwendungsnachweise dient der Leitfaden zur Mittelverwendung und Mittelabrechung. Hier finden Sie alle wichtigen Fragen zur Mittelverwendung und -abrechnung erläutert.
Einen Überblick über die wichtigsten Abrechnungsbestimmungen zu den Reisekosten finden Sie in verkürzter Form auch in diesem Infoblatt. Zusätzlich gilt die Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und -übernachtungsgelder (ARVVwV).
Regelung von Stornos
Ein Storno liegt dann vor, wenn Freiwillige nicht ausreisen, aber trotzdem schon Kosten entstanden sind (z.B. Seminarkosten, Stornierungskosten von Flügen). Die bei Stornos angefallenen Kosten können nach der Regelung der Richtlinie abgerechnet werden.
Dafür sendet die Entsendeorganisation dem weltwärts-Sekretariat mit dem folgenden Mitteilungsblatt die Gründe für den Storno und die Höhe der entstandenen Kosten.
Mitteilungsblatt Storno / Abbruch / Verlängerung / Projektwechsel herunterladen (PDF)
Die Kosten werden dann wie gewohnt abgerechnet.
Stornos sind insbesondere deshalb ärgerlich, weil sie teilweise dazu führen, dass vorhandene Plätze nicht belegt werden können. Die Entsendeorganisationen werden daher gebeten - soweit möglich - Vorkehrungen zu treffen, dass sie auch bei kurzfristigen Stornos noch die anerkannten Plätze belegen können. Soweit dies nicht möglich sein sollte, bitten wir Sie, dem weltwärts-Sekretariat die freien, nicht belegten Plätze zu melden, damit wir sie in der Projektbörse entsprechend bekannt geben können. Dabei sollte auch angegeben werden, bis zu welchem Stichtag die Entsendung eines/einer (neuen) Freiwilligen noch möglich ist.
Bei Rückfragen wenden Sie sich gerne an das weltwärts-Sekretariat (Tel: 0228 2434444).
Zur Regelung von Abbrüchen siehe unter Beantragung von Einsatzplätzen.
Änderungsantrag zum Weiterleitungsvertrag
Sie können die hier angebotene Datei als Vorlage eines formlosen Änderungsantrags nutzen, sofern Sie Angaben in einem bereits geschlossenen Weiterleitungsvertrag ändern möchten:
Vorlage Änderungsantrag zum Weiterleitungsvertrag
Protokolle zum Workshop Mittelverwaltung vom 04.12.2008
Beim Workshop zum Thema Mittelverwaltung sind viele Fragen der Entsendeorganisationen im Plenum und in den Arbeitsgruppen beantwortet worden. Die Zusammenfassung dieser Protokolle finden Sie hier:
Anschreiben zum Protokoll aus dem Plenum
Protokoll aus dem Plenum
Zusammenfassung der Protokolle aus den Arbeitsgruppen
Begleitmaßnahmen 2009
In der weltwärts-Richtlinie hat das BMZ die Bereitstellung von zusätzlichen Mitteln für begleitende Maßnahmen angekündigt, um den quantitativen und qualitativen Ausbau der entwicklungsorientierten Freiwilligendienste in der Aufbauphase des weltwärts-Programms zu flankieren. Die bereits in 2008 eröffnete Finanzierung von Begleitmaßnahmen ist auf eine große Nachfrage gestoßen. Das BMZ hat daher nun die finanzielle Unterstützung von entsprechenden Begleitmaßnahmen auch in 2009 ermöglicht.
In diesem Jahr werden vor allem Begleitmaßnahmen gefördert, die eine unmittelbare Förderung von unseren Partneroganisationen vor Ort zum Inhalt haben. Alle weiteren Informationen zum Förderzweck, -umfang, -zeitraum etc. erhalten Sie im Anschreiben zum Antrag.
Die Antragsfrist für die Begleitmaßnahmen läuft bis Ende September 2009.
Informationsschreiben 2009
Antragsformular 2009
Muster für Zwischen- und Verwendungsnachweise können beim BMZ angefordert werden.
XML-Daten in die Formulare importieren
Sie haben die Möglichkeit, von Ihnen generierte XML-Daten in die Formulare „Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung“ und in die Namensliste zu importieren. Die Generierung von XML-Daten bietet sich für größere Organisationen an, die selbst eine Datenbank mit den Ausreisedaten ihrer Freiwilligen pflegen. Die zu generierenden XML-Dateien müssen das folgende Format haben:
XML-Format „Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung“
XML-Format „Namensliste“
Sollten Sie bereits Excel 2007 benutzen, ist auch die Umwandlung von Excel-Dateien in das XML-Format der Formulare möglich. Benutzen Sie dazu die folgenden Excel-Vorlagen (mit der Excel-Version 2003 oder kleiner lassen sich aus diesen Dateien keine XML-Daten generieren):
Excel-2007-Vorlage „Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung“ (Datei Excel-Vorlage-Bundeszuwendung)
Excel-2007-Vorlage „Namensliste“ (Datei Excel-Vorlage-Namensliste)
Um die Excel-Vorlage als XML-Datei abzuspeichern, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den blauen Tabellenbereich und wählen Sie XML - Exportieren.
Bitte beachten Sie, dass das weltwärts-Sekretariat eine Beratung, die über die angebotenen Informationen und Dateien hinausgeht, aus Kapazitätsgründen nicht leisten kann.
