Informationen für Entsendeorganisationen
Beantragung der Fördermittel
Soweit Einsatzplätze vom BMZ anerkannt sind, können die entsprechenden Zuschussmittel mit einem einfachen Formblatt beantragt werden. Untenstehend finden Sie das entsprechende Formular ("Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung im Rahmen des entwicklungspolitischen Freiwilligenprogramms weltwärts"), mit dem Sie die Zuschussmittel für die jeweils konkret geplanten Entsendungen im Kalenderjahr gebündelt beantragen können. Bitte reichen Sie diesen Antrag möglichst frühzeitig ein (spätestens zum 30.09 des vorhergehenden Kalenderjahres).
Der Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung ist die Voraussetzung für den Weiterleitungsvertrag und somit für die Auszahlung der Bundesmittel durch das weltwärts-Sekretariat an die Entsendeorganisationen.
Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung herunterladen (PDF)
Beim Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung haben Sie ab sofort die Möglichkeit, die Namen Ihrer Teilnehmer/-innen noch offenzulassen. Bis spätestens 8 Wochen vor der Ausreise der Freiwilligen müssen Sie diese jedoch dem weltwärts-Sekretariat mitteilen. Nutzen Sie hierzu bitten die Namensliste.
Sie können die Namensliste auch zusammen mit dem Antrag einreichen, wenn Ihnen zu diesem Zeitpunkt die Namen Ihrer Teilnehmer/-innen bereits bekannt sind.
Hier können Sie das Formular Namensliste herunterladen (PDF) sowie wichtige Infos zur Namensliste nachlesen.
Um Ihnen den Ablauf des Verfahrens noch einmal zu verdeutlichen, bieten wir Ihnen hier ein Ablaufschema für den Antrag auf Bundeszuwendung an.
Wenn Sie sehr viele Einsatzplätze bzw. Freiwillige in die Formulare einfügen wollen, können Sie die dafür nötigen XML-Daten selbst erzeugen und in die Formulare importieren.
Bitte beachten Sie, dass die Anerkennung der Einsatzplätze zwingende Voraussetzung für die Entsendung von weltwärts-Freiwilligen ist.
Eine Entsendung auf Einsatzplätze, die zum Zeitpunkt der Ausreise noch nicht anerkannt sind, ist auch auf eigenes Risiko nicht zugelassen. Ausnahmen, die in der Pilotphase möglich waren, werden nicht mehr gewährt.
Mittelanforderung
Nach der Bewilligung der Zuschussmittel durch das BMZ, können Sie die Barmittel mit dem Formblatt zur "Mittelanforderung" beim weltwärts-Sekretariat für die in einem Zeitraum von 6 Wochen anfallenden Kosten abrufen. Entsprechend den allgemeinen zuwendungsrechtlichen Vorschriften erfolgt der Abruf der Mittel in einem anteiligen Verhältnis von jeweils bis zu höchstens 75% Zuwendungsmittel und 25% Eigenanteil der EO.
Mittelanforderung herunterladen (PDF)
Auch für dieses Verfahren bieten wir Ihnen hier noch einmal ein Ablaufschema für Mittelanforderungen an.
Abrechnung der Zuwendung
Jeweils zum Jahresende erstellen die Entsendeorganisationen einen Zwischennachweis. In diesem werden die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des vergangenen Jahres dargestellt. Der Zwischennachweis muss dem weltwärts-Sekretariat bis spätestens 30.04. des Folgejahres vorliegen. Der Verwendungsnachweis ist spätestens sechs Monate nach Beendigung einer Maßnahme zu erstellen (Weiterleitungsvertrag). weiter
Regelung von Stornos
Ein Storno liegt dann vor, wenn Freiwillige nicht ausreisen, aber trotzdem schon Kosten entstanden sind (z.B. Seminarkosten, Stornierungskosten von Flügen). Die bei Stornos angefallenen Kosten können nach der Regelung der Richtlinie abgerechnet werden.
Dafür sendet die Entsendeorganisation dem weltwärts-Sekretariat mit dem folgenden Mitteilungsblatt die Gründe für den Storno und die Höhe der entstandenen Kosten.
Mitteilungsblatt Storno / Abbruch / Verlängerung / Projektwechsel herunterladen (PDF)
Die Kosten werden dann wie gewohnt abgerechnet.
Stornos sind insbesondere deshalb ärgerlich, weil sie teilweise dazu führen, dass vorhandene Plätze nicht belegt werden können. Die Entsendeorganisationen werden daher gebeten - soweit möglich - Vorkehrungen zu treffen, dass sie auch bei kurzfristigen Stornos noch die anerkannten Plätze belegen können. Soweit dies nicht möglich sein sollte, bitten wir Sie, dem weltwärts-Sekretariat die freien, nicht belegten Plätze zu melden, damit wir sie in der Projektbörse entsprechend bekannt geben können. Dabei sollte auch angegeben werden, bis zu welchem Stichtag die Entsendung eines/einer (neuen) Freiwilligen noch möglich ist.
Bei Rückfragen wenden Sie sich gerne an das weltwärts-Sekretariat (Tel: 0228 20717232).
Zur Regelung von Abbrüchen siehe unter Beantragung von Einsatzplätzen.
Änderungsantrag zum Weiterleitungsvertrag
Sie können die hier angebotene Datei als Vorlage eines formlosen Änderungsantrags nutzen, sofern Sie Angaben in einem bereits geschlossenen Weiterleitungsvertrag ändern möchten:
Vorlage Änderungsantrag zum Weiterleitungsvertrag
XML-Daten in die Namensliste importieren
Sie haben die Möglichkeit, von Ihnen generierte XML-Daten in das Formular-Namensliste zu importieren. Die Generierung von XML-Daten bietet sich für größere Organisationen an, die selbst eine Datenbank mit den Ausreisedaten ihrer Freiwilligen pflegen. Die zu generierenden XML-Dateien müssen das folgende Format haben:
XML-Format „Namensliste“
Sollten Sie Microsoft Excel (ab Version 2007) benutzen, ist auch die Umwandlung von Excel-Dateien in das XML-Format des Formulars möglich. Benutzen Sie dazu die folgenden Excel-Vorlagen (mit der Excel-Version 2003 oder kleiner lassen sich aus dieser Datei keine XML-Daten generieren):
Excel-2007-Vorlage „Namensliste“
Um die Excel-Vorlage als XML-Datei abzuspeichern, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den blauen Tabellenbereich und wählen Sie XML - Exportieren. Anschließend müssen die Daten in das PDF-Formular importiert und um Ihre Kopfdaten ergänzt versandt werden. Dazu benötigen Sie die kostenpflichtige Software "Adobe Acrobat X Pro". Bitte speichern Sie eine Kopie des Formulars auf Ihrem Computer, öffnen diese mit der Pro-Version des Adobe Acrobat und klicken auf "Formulare > Formulardaten verwalten > Daten importieren" anschließend können Sie die xml-Datei auswählen. Die Daten sollten nun im Formular erscheinen.
Ein Import der Daten per Formular-Schaltfläche ist aus technischen Gründen leider nicht mehr möglich.
Hier können Sie das Formular Namensliste herunterladen (PDF) sowie wichtige Infos zur Namensliste nachlesen.
Bitte beachten Sie, dass das weltwärts-Sekretariat eine Beratung, die über die angebotenen Informationen und Dateien hinausgeht, aus Kapazitätsgründen nicht leisten kann.
