Informationen für Entsendeorganisationen

Anerkennung der Einsatzplätze der Entsendeorganisationen

Wie in der Richtlinie festgelegt, stellt weltwärts für jeden Freiwilligen pro Monat bis zu 580 Euro zur Verfügung. Dieser Betrag deckt 75 Prozent der anfallenden Kosten und ist für die Anreise, die Unterkunft, Verpflegung, die pädagogische Begleitung, verschiedene Auslandsversicherungen, Taschengeld und die Unterstützung des Projektpartners vorgesehen. Die Entsendeorganisationen sind für die Beantragung, die Verwaltung und die Abrechnung dieser Mittel zuständig.

Die übrigen 25 Prozent der Gesamtkosten werden von der Entsendeorganisation übernommen. Anrechenbar sind hier z.B. die Unterkunfts- und Verpflegungskosten des Freiwilligen. Ein Teil der Kosten kann auch über einen Spenderkreis finanziert werden.

In Zusammenarbeit mit trägerübergreifenden Beratungsinstitutionen und den Partnerorganisationen stellen die Entsendeorganisationen eine kontinuierliche Qualitätsentwicklung ihrer Freiwilligeneinsätze sicher. Einrichtungen, die die Kriterien und Standards des Freiwilligendienstes nicht einhalten, werden von der Förderung ausgeschlossen.

Die Fördermittel für den neuen Freiwilligendienst stehen ab Januar 2008 bereit. Im ersten Jahr von weltwärts sind ausreichend Mittel vorhanden, um alle Projekte, die den Kriterien entsprechen, fördern zu können. Eine Bewilligung hängt daher ausschließlich von der Qualität der Entsendeorganisation und ihrer Projekte ab, nicht vom Zeitpunkt der Antragsstellung oder von der Zugehörigkeit zu einer Dachorganisation oder zu einem Konsortium. Kooperationen zwischen Entsendeorganisationen und der Zusammenschluss in Konsortien sind erwünscht, beeinflussen den Erfolg des Anerkennungsprozesses jedoch nicht.

Wer kann den Antrag auf Anerkennung von Einsatzplätzen stellen?

Bereits anerkannte Entsendeorganisationen und Organisationen, die sich im Prozess der Anerkennung als Entsendeorganisation befinden, können die Anerkennung von Einsatzplätzen beim weltwärts-Sekretariat beantragen.

Die nach § 14 b Zivildienstgesetz (Anderer Dienst im Ausland, ADiA) anerkannten Einsatzplätze können von weltwärts bezuschusst werden, soweit sie die Kriterien der weltwärts-Richtlinie erfüllen und den üblichen Anerkennungsprozess durchlaufen.

Antrag auf Anerkennung von Einsatzplätzen herunterladen (PDF)

(Falls Sie die Datei nicht öffnen können, können Sie sich hier die kostenlose Software „Acrobat Reader Version 8.0“ herunterladen.)

Hinweise zum Ausfüllen des Antragsformulars

Füllen Sie das Antragsformular bitte mit der Software „Acrobat Reader Version 8.0“ am Bildschirm aus, speichern es auf Ihrem Computer und drucken es aus. Dazu klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Formular drucken“ am Ende des Dokuments. Bitte unterschreiben Sie dann das ausgedruckte Formular und schicken Sie es zusammen mit den im Antrag geforderten Dokumenten an die Postadresse des weltwärts-Sekretariats:

weltwärts-Sekretariat
Postfach 12 06 19
53048 Bonn

Der Antrag muss außerdem in digitaler Form an die Mailadresse des weltwärts-Sekretariats (antrag@weltwaerts.de) geschickt werden. Klicken Sie dazu bitte auf die Schaltfläche „Per E-Mail versenden“ am Ende des Dokuments. Der so automatisch erzeugten Mail sind außerdem die im Antrag geforderten Nachweise in digitaler Form als Anlagen hinzuzufügen.

Bitte beachten Sie: Nur vollständig ausgefüllte Anträge können per Mail verschickt werden und nur Anträge, die dem weltwärts-Sekretariat sowohl digital als auch unterschrieben vorliegen, können durch das Sekretariat bearbeitet werden.

Tipp: Bitte speichern Sie alle ausgefüllten Anträge einzeln. Die Antragsformulare können, wenn die Stellenanerkennung durch das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) erneut bestätigt werden muss oder wenn Änderungen bezüglich des zu fördernden Projektes anzugeben sind, dann problemlos wieder genutzt werden.

Um Ihnen das Verfahren noch einmal bildlich zu verdeutlichen, bieten wir Ihnen hier ein Ablaufschema für das Anerkennungsverfahren für Einsatzplätze an.

Anlagen zu Anträgen

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass seit dem 01.08.2008 ein Vertrag zwischen Entsendeorganisation und der/dem Freiwilligen (Muster) einzureichen ist.

Zudem müssen Verträge bzw. Vereinbarungen in deutscher Sprache vorliegen. Sofern diese in einer anderen Landessprache geschlossen werden, ist eine Übersetzung ins Deutsche beizufügen.

Rückkehrfragebogen

Um datenschutzrechtlichen Aspekten gerecht zu werden und das Einverständnis der Freiwilligen sicherzustellen, werden die Freiwilligen von den EO über die zwischen Beirat und BMZ getroffenen Regelungen und Verfahren zum Rückkehrfragebogen frühzeitig aufgeklärt und auf die Abgabe des Rückkehrfragebogens mit einem entsprechenden Passus in der Träger-Freiwilligen-Vereinbarung ausdrücklich verpflichtet. Die Freiwilligen, die in 2009 bereits ausgereist sind bzw. vor dieser Regelung bereits eine Vereinbarung unterschrieben haben, werden von den EO‘s informiert und ausdrücklich verpflichtet.

Mustervertrag Partnerorganisation - Entsendeorganisation

Wir möchten Ihnen hier einen Mustervertrag (deutsch, englisch, französisch sowie spanisch) zur Verfügung stellen, der als Hilfe dienen kann, um die Organisation zwischen deutscher Entsendeorganisation (EO) und ausländischer Partnerorganisation (PO) zu regeln. Das Dokument ist gedacht als Hilfestellung und Anregung für Ihre Arbeit; die Nutzung dieses Mustervertrags ist jedoch nicht verbindlich. Wir stellen ihn bewusst als bearbeitbares Word-Dokument zur Verfügung, so dass Sie ihn ggfs. nach Ihren Bedürfnissen ergänzen, sowie die jeweiligen Daten von EO und PO einfügen können.

Mustervertrag Entsendeorganisation - Freiwillige

Wir stellen Ihnen hier ebenfalls einen Mustervertrag EO-FW zur Verfügung, der den weltwärts-Freiwilligendienst zwischen Entsendeorganisation und Freiwilligen regelt. Wie auch der Vertrag zwischen PO und EO ist auch dieser als Hilfestellung und Anregung gedacht. Sie können den Text gerne verwenden oder nach ihren Bedürfnissen abändern, solange es sich im Rahmen der Richtlinie verhält. Auch diesen Mustervertrag stellen wir Ihnen daher als Word-Dokument zur Verfügung.

Regelung von Abbrüchen

Auf der zweiten offenen Trägertagung am 28.04.2009 in Bonn hat das BMZ die weltwärts-Abbruchregelung bekannt gegeben.

Der weltwärts-Einsatz wird von einer hohen Verbindlichkeit geprägt. Nach Rückmeldung der Partnerorganisationen ist gerade die Regeleinsatzzeit der weltwärts-Freiwilligen von 12 Monaten der entscheidende Mehrwert für die Partner vor Ort. Dieser langfristige Rahmen ist also ein zentraler Punkt, den wir in der Praxis sicherstellen wollen. Es kann aber Fälle geben, wo ein vorzeitiger Abbruch durchaus angebracht sein kann und für alle Beteiligten bei entsprechender Begleitung und Nachbereitung eine richtige Lösung sein kann. Der sorgfältige Umgang mit Abbrüchen ist daher eine wichtige Aufgabe der Entsendeorganisationen.

Deshalb hat das BMZ gemeinsam mit dem weltwärts-Beirat eine Verfahrensregel erarbeitet, die die Verbindlichkeit des weltwärts-Dienstes, aber auch einen gleichmäßigen Umgang mit Abbrüchen unter Abwägung der verschiedenen Interessen sicherstellen soll.

Das Mitteilungsformular zu einem Abbruch, ein Anschreiben zum Verfahren bei Abbrüchen, die Abbruchregelung, sowie den verbindlichen Textbaustein für den Vertrag zwischen Entsendeorganisation und Freiwilligem/Freiwilliger (und diesen in mehreren Sprachen) erhalten Sie hier:

Mitteilung Storno / Abbruch / Verlängerung / Projektwechsel

Anschreiben zum Verfahren bei Abbruch
Regelung Abbruch bei weltwärts
Verbindliche Klausel für Vertrag zwischen EO und FW (deutsch)
Verbindliche Klausel für Vertrag zwischen EO und FW (englisch)
Verbindliche Klausel für Vertrag zwischen EO und FW (französisch)
Verbindliche Klausel für Vertrag zwischen EO und FW (spanisch)
Verbindliche Klausel für Vertrag zwischen EO und FW (portugiesisch)

Entsendeorganisationen werden gebeten, die Klausel ab dem 15. Mai 2009 immer in ihre Verträge mit den Freiwilligen aufzunehmen. Im oben genannten Mustervertrag EO-FW ist diese Klausel selbstverständlich bereits enthalten.

Kalkulationshilfe zur Berechnung der monatlichen Kosten

Dem Antrag auf Anerkennung von Einsatzplätzen ist unter anderem eine Kalkulationshilfe für die Berechnung der monatlichen Kosten eines Freiwilligen beizufügen. Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich die hier angebotene Vorlage. Diese erleichtert Ihnen die Aufstellung Ihrer Kosten, indem die Gesamtsummen automatisch berechnet werden.

Dauer der Anerkennung eines Einsatzplatzes

Die Einsatzplätze für Freiwillige werden – unabhängig von der Laufzeit des Freiwilligeneinsatzes – für einen Zeitraum von drei Jahren durch weltwärts anerkannt. Der Mittelabruf ist jedoch nur für die tatsächlich durchgeführten Entsendungen möglich. Abgerufen werden können die Gelder, die in den jeweils nächsten zwei Monaten tatsächlich benötigt werden. Informationen über dieses Verfahren finden Sie unter dem Punkt Fördermittel.

Verlängerung von Einsatzplätzen

Die Anerkennung der Einsatzplätze (EP) ist für den Zeitraum von 3 Jahren ausgesprochen worden. Eine Verlängerung dieser Plätze ist aber möglich. Wir bitten Sie, bis spätestens 6 Monate vor Ablauf der jeweiligen Anerkennung einen Antrag auf Verlängerung der Anerkennung zu stellen.
Sollten Sie den/die EP nicht mehr für weitere Besetzungen zur Verfügung stellen wollen, bitten wir ebenfalls um eine Rückmeldung bis 6 Monate vor Ablauf der Anerkennung.

Hier eine ausführlichere Erläuterung zum Verfahren der Verlängerung:
Verfahren zur Verlängerung von Einsatzplätzen
Kriterienkatalog für Aktualisierungen/Verlängerungen

Um Ihnen das Verfahren bildlich zu erläutern, bieten wir Ihnen hier ein
Ablaufschema zur Verdeutlichung des Verfahrens.

Meldepflicht für Änderungen

Änderungen des Freiwilligenplatzes, der Situation beim Projektträger oder der Einsatzstelle während des Auslandsaufenthaltes sind dem weltwärts-Sekretariat unverzüglich mitzuteilen. Für diesen Vorgang müssen die zuvor eingereichten Antragsformulare zur Bewilligung von Fördermitteln in geänderter Form erneut eingereicht werden.