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Freiwillige aufnehmen

Zusätzliche Vereinbarungen in der Süd-Nord-Komponente

In der Süd-Nord-Komponente müssen neben dem Weiterleitungsvertrag weitere Vereinbarungen abgeschlossen werden: die Vereinbarung mit dem Bundesfreiwilligendienst (BFD) sowie die Zusatzvereinbarung über die spezifischen Anforderungen in der Süd-Nord-Komponente. Erhalten Sie hier wichtige Verfahrenshinweise zu den zusätzlichen Vereinbarungen sowie zur Meldung der Freiwilligen per Namensliste, zur Beantragung der Visa sowie zur Ausstellung der Dienstzeitbescheinigung.

Vereinbarung mit dem Bundesfreiwilligendienst

Die BFD-Vereinbarung zwischen den Freiwilligen und dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) ist die rechtliche Grundlage für die Einreise der Freiwilligen und die Beantragung des Visums. Bitte nutzen Sie ausschließlich die von uns bereitgestellten Dokumente und nicht die Dokumente auf der Internetseite des BFD.

Die BFD-Vereinbarung muss vollständig ausgefüllt und von Aufnahmeorganisation und Einsatzstelle unterzeichnet sein. Dann wird sie in dreifacher Ausführung zur Vorprüfung an die Zentralstelle Engagement Global geschickt. Falls Sie selbst ein Original aufbewahren möchten, sollten Sie entsprechend mehr Ausfertigungen ausstellen. Die Engagement Global leitet die vorgeprüfte Vereinbarung an das BAFzA weiter. Dort wird sie vorbehaltlich unterzeichnet und der Aufnahmeorganisation zurückgesandt. Diese stellt die BFD-Vereinbarung den Freiwilligen zu.

Sobald die Vereinbarung von allen Vertragspartnern unterzeichnet ist, spätestens aber zwei Wochen nach Ankunft der Freiwilligen in Deutschland, geht jeweils ein Exemplar wieder zurück an die Zentralstelle Engagement Global und das BAFzA. Gerne können Sie uns einen Scan der vollständig unterzeichneten Vereinbarungen senden. An das BAFzA muss ein Original oder ein Fax geschickt werden.

Alle Änderungen bzgl. der Dauer des Aufenthalts oder des Einreisedatums sind der Engagement Global und dem BAFzA unverzüglich, spätestens aber mit dem Zurücksenden der vollständig unterzeichneten Vereinbarungen im Anschreiben mitzuteilen.

So geht´s

  1. Ausfüllen der Vorlage und Unterzeichnung durch Aufnahmeorganisation ("Träger") und Einsatzstelle
  2. Vorprüfung und Unterzeichnung durch die Zentralstelle Engagement Global
  3. vorbehaltliche Unterschrift durch das BAFzA
  4. Unterschrift des bzw. der Freiwilligen
  5. Je ein vollständig unterzeichnetes Exemplar geht an die Engagement Global (hier reicht ein Scan) und an das BAFzA (Original oder Fax)

Damit das Verfahren reibungslos funktioniert, finden Sie hier Hinweise zum Ausfüllen der BFD-Vereinbarungen:

  • Verwenden Sie die jeweils gültige Fassung der BFD-Vereinbarung.
  • Achten Sie darauf, dass Sie die korrekte SOE-Nummer angeben. Sollten Sie bereits SOE im BFD sein, so haben Sie innerhalb des weltwärts- Programms eine neue Nummer, die Ihnen per Mail mitgeteilt wurde.
  • Achten Sie besonders darauf, dass unter Punkt 3 (Taschengeld und Sachleistungen) alle relevanten Felder ausgefüllt sind.
  • Achten Sie darauf, dass auch das „Beiblatt zur Vereinbarung für den Bundesfreiwilligendienst“ durch die Einsatzstelle unterzeichnet wird.
  • Achten Sie darauf, dass die Zentralstellennummer und die Abrechnungsstelle korrekt sind. Die BFD-Vereinbarung muss die ZSTDE 00022 und die AST 0524287 (unter Punkt 3-5 auf dem Beiblatt) enthalten. Die Zentralstellennummer ordnet die Freiwilligen und den Einsatzplatz der Engagement Global als Zentralstelle und somit der weltwärts-Süd-Nord-Komponente zu.
  • Die voreingetragene Abrechnungsstelle ist die „Abrechnungsstelle“ für Süd-Nord – quasi ein Dummy im System des BAFzA, welcher sofort anzeigt, dass in diesem Falle die Mittel durch das BMZ übernommen werden und die Kosten nicht vom BAFzA zurückerstattet werden.
  • Unterschreiben Sie als Aufnahmeorganisation in dem Feld „Träger“. Das Feld "Zentralstelle" muss für die Engagement Global zur Unterschrift frei bleiben.

Zusatzvereinbarung

Die Zusatzvereinbarung über die spezifischen Anforderungen der Süd-Nord-Komponente deckt die Besonderheiten in der Kooperation mit dem Bundesfreiwilligendienst ab.

Da weltwärts in der Pilotphase mit den Originaldokumenten des Bundesfreiwilligendienstes arbeitet, wird durch die Zusatzvereinbarung sichergestellt, dass innerhalb der Süd-Nord-Komponente die Aufnahmeorganisationen und nicht die Einsatzstellen die Gesamtverantwortung für den Freiwilligendienst tragen. Die Aufnahmeorganisationen kommen mit Hilfe der BMZ-Zuwendung für alle anfallenden Kosten auf und tragen die Verantwortung dafür, dass der Dienst einerseits gemäß der weltwärts-Bestimmungen und andererseits gemäß der BFD-Richtlinie und des Bundesfreiwilligendienstgesetzes durchgeführt wird.

Die Vereinbarung wird von Aufnahmeorganisation, Einsatzstelle, Zentralstelle und dem Freiwilligen bzw. der Freiwilligen unterzeichnet. Die Zusatzvereinbarung wird in mindestens zweifacher Ausführung zusammen mit den BFD-Vereinbarungen, der Namensliste und den Passnummern mindestens vier Monate vor Einreise eingereicht. Jeweils ein Exemplar bzw. ein Scan der vollständig unterzeichneten Vereinbarung geht an alle Unterzeichnenden zurück.

Namenslisten

Bitte nutzen Sie die Namensliste für Süd-Nord-Freiwillige und füllen Sie diese vollständig aus. Reichen Sie die Namensliste ausschließlich elektronisch ein. Die Namensliste soll gemeinsam mit den BFD-Vereinbarungen, den Zusatzvereinbarungen und den Passnummern mindestens vier Monate vor Einreise der Freiwilligen eingereicht werden.

Begleitschreiben für die Visabeantragung

Engagement Global und BMZ können die Beantragung der Freiwilligen-Visa durch Ausstellung von offiziellen Begleitschreiben unterstützen. Sofern Sie dies wünschen, senden Sie uns bitte vier Monate vor Einreise gleichzeitig mit der Namensliste, den BFD- und den Zusatzvereinbarungen die ausgefüllte Tabelle mit den Daten der Freiwilligen für die Visabegleitschreiben zu.

Dienstzeitbescheinigung

Am Ende des Freiwilligendienstes muss eine Dienstzeitbescheinigung ausgestellt werden. Diese Regelung gilt auch im Falle einer vorzeitigen Beendigung des Dienstes oder eines Einsatzstellenwechsels. Die Ausstellung erfolgt entweder durch die Einsatzstelle oder die Aufnahmeorganisation.
Bitte achten Sie darauf, dass die Daten der Dienstzeitbescheinigung mit den Ein- und Ausreisedaten der BFD-Vereinbarung übereinstimmen.

Eine Dienstzeitbescheinigung bekommt der bzw. die Freiwillige. Die zweite Bescheinigung schicken Sie bitte direkt ans BAFzA, Referat 203. Sie können die Dienstzeit mit einer eigenen Bescheinigung bestätigen. Gerne können Sie auch die vom BAFzA zur Verfügung gestellte Vorlage verwenden.