2012
Infos zu Namensliste
25.07.2012
Mit der Namensliste werden dem weltwärts-Sekretariat die Namen der ausreisenden Freiwilligen mitgeteilt. Bitte füllen Sie dazu spätestens 8 Wochen vor der Ausreise der Freiwilligen das elektronische Formular Namensliste aus.
Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, wird mit einem Klick auf den Button „per E-Mail senden“ eine xml-Datei mit den von Ihnen eingegeben Daten erzeugt und für den E-Mail Versand an das weltwärts-Sekretariat vorbereitet. Die Namensliste wird dem weltwärts-Sekretariat ausschließlich elektronisch übermittelt. Bitte speichern Sie sich zusätzlich die ausgefüllte PDF-Datei für Ihre Unterlagen.
Bitte beachten Sie bei Änderungen und Aktualisierungen der Namensliste folgende Hinweise:
Änderungen, die sich bis zur Ausreise ergeben, können Sie über eine Aktualisierung der Namensliste melden. Bitte überprüfen Sie zum Zeitpunkt der tatsächlichen Ausreisen die vor 8 Wochen geschickte Liste noch einmal sorgfältig. Sollten sich z.B. Änderungen der EP-Nummern-Zuordnung, der Einsatzzeiten oder der tatsächlich entsendeten Freiwilligen ergeben, können Sie die alte Liste nachbearbeiten:
1) Bei erneuter Zusendung der Namensliste löschen Sie bitte zuvor alle Zeilen, bei denen sich keine Änderungen ergeben haben (rotes X vor jeder Zeile), so dass nur noch die von den Änderungen betroffenen FW in der neuen Liste enthalten sind.
2) Korrigieren Sie die Zeilen, in denen die Angaben nicht mehr aktuell oder fehlerhaft sind.
3) Ergänzen Sie eventuell noch nicht gemeldete Freiwillige, in dem Sie diese in einer neuen Zeile eintragen.
4) Aktualisieren Sie auf Seite 1 das Datum, zu dem Sie die Namensliste erneut an das weltwärts-Sekretariat verschicken.
5) Speichern Sie die geänderte Namensliste zunächst als PDF-Datei für Ihre Unterlagen und versenden Sie die Liste dann erneut über den „per E-Mail Senden“ Button als xml an das weltwärts-Sekretariat. Auf diese Weise erhält das weltwärts Sekretariat eine Liste der Änderungen und berichtigt die für den Vertrag gespeicherten Besetzungen.
WICHTIG:
Bitte teilen Sie bei Zusendung einer zweiten (oder jeder weiteren) Namensliste nur die Änderungen/Ergänzungen/Korrekturen mit.
Dies ermöglicht uns eine deutlich schnellere Bearbeitung und vermeidet Dubletten in den Besetzungslisten. VIELEN DANK!
